14. Tachtig procent regel

Tachtig procent van de bijdrage van de medewerker documenteren (met name BeSMARTO-afspraak maken, opvolgen en beoordelen) om een praktisch en sturend Prestatiebeheer systeem te bekomen.

In veel organisaties wordt de Functiebeschrijving als raamwerk gehanteerd om individuele of teamjaarafspraken te maken. Andere organisaties gebruiken een Balanced Score Card of een ander systeem van Kritische Prestatie Indicatoren, afdelingsdoelstellingen...
Dit leidt tot een systematisch en gestructureerd planningsgesprek. We roepen dan wel op tot enige flexibiliteit wat betreft de factor tijd (wanneer welke afspraak maken?). Vandaar een vorige nieuwsbrief getiteld: Afspraken maken als de tijd daarvoor rijp is.

De medewerker is aan zet

Moet je dan elk klusje van de medewerker documenteren?
De ervaring, in tal van organisaties, leert dat dat niet nodig is voor een betrouwbare, faire en geloofwaardige aansturing en beoordeling.
Als vuistregel hanteren we dat op einde van de beoordelingscyclus ongeveer tachtig procent van de bijdrage van de medewerker door middel van één van de vier types afspraken zal beschreven zijn. En het is de verantwoordelijkheid van de medewerker dat hij in de loop van het jaar ervoor zorgt dat hij voldoende zijn bijkomende of veranderende doelstellingen documenteert om op het einde van het jaar aan deze tachtig procent regel te voldoen.

Is voor u niet onmiddellijk duidelijk wat de vier types van afspraken zijn?  Klik dan hier op de link links a.u.b.

Een voorbeeld en een suggestie

Stel dat een medewerker nu en dan eens als sparringpartner optreedt voor rapporten van een collega, en dit kost slechts enkele uren tijd per advies. Dan heeft het weinig nut daar afzonderlijke "beoordelingsmaterie" van te maken. Deze activiteit kan makkelijk als deel van een algemene afspraak m.b.t. team- of samenwerking benoemd worden.

Wanneer die medewerker echter – door de kwaliteit van zijn advies en ondanks dit niet in zijn functiebeschrijving vermeld staat – heel regelmatig als sparringpartner gevraagd wordt, dan wordt het richten van deze prestaties wél interessant, bv. wat betreft (bij)sturing van kwaliteit, beschikbare tijd en prioriteren… Dan wordt de output wel onderdeel van de tachtig procent.
In deze situatie een BeSMARTO-Resultaatsafspraak maken is weinig zinvol (want dan zou je de afspraak per klus opnieuw moeten maken, wat veel te omslachtig wordt). Een kleine competentiebeschrijving (enkele kernachtige zinsneden met een afspraak wat verwacht wordt, wat beter is dan verwacht, en wat minder goed is dan verwacht) wordt een handig instrument om wederzijdse verwachtingen te verduidelijken, en waar nodig bij te sturen. En later ook nog de prestatie van de medewerker te beoordelen. 

Trouwens, in een vroegere nieuwsbrief suggereerden we dat het de medewerker is die een ontwerp van BeSMARTO aan de leidinggevende voorstelt. Dit is tevens een prima toets of hij de opdracht en zijn prioriteitsstelling goed begrepen heeft. Deze werkwijze bevordert ook het gevoel van eigenaarschap van de medewerker. Dus de verantwoordelijkheid voor het bereiken van de tachtig procent ligt vooral bij de medewerker.

Ik kijk uit naar uw reactie! contact