Doelmatigheid van het Werkproces

voorbeeld van afspreken van doelmatigheid: Aanwezigheidsbeleid in een team

Hoe "Aanwezigheidsbeleid" als doelmatig werkproces afspreken?

Soms, bijvoorbeeld bij ontwikkeling van geheel nieuwe technologieën of markten, is een activiteit een grote sprong in het ongewisse.

In andere situaties zijn er zeer grote afhankelijkheden ten opzichte van derden (bv. politieke beslissingen die één richting kunnen gaan, maar evengoed in de tegengestelde richting kunnen genomen worden).

Of, is de schaal van toepassing te klein om de macht der getallen te kunnen gebruiken (bv. de KPI om ziekteverzuim van 6 naar 3 % te reduceren in een team van 8 mensen als doelstelling is onzinnig – één sportongeval tijdens het weekend kan ondanks het meest actieve verzuimbeleid in een team de hele teamstatistiek vertekenen).

In dergelijke situaties is het effectiever per stap af te spreken wanneer de doelmatigheid van het werkproces “goed” en “beter” is.

Bijvoorbeeld voor de doelmatigheid van het werkproces "Aanwezigheidsbeleid" op het niveau van een team

Stap 1: bespreekbaar maken van ziekte verzuim

Goede prestatie: het verminderen van ziekteverzuim wordt in de afdelingsvergadering besproken en genotuleerd. Er worden alternatieven van mogelijk vervangend werk (voor personen met bv. letsels aan voeten of benen) gelijst.
De nieuwe werkwijze voor ziektemelding wordt besproken en waardevolle suggesties worden in het verslag opgenomen. De leidinggevende spreekt in uitnodigende taal, niet corrigerend

Betere prestatie: de vergadering wordt passend geïllustreerd d.m.v. grafieken die de knelpunten bloot leggen (bv. verzuim op maandag of vrijdag t.o.v. de rest van de week, uitgezuiverd voor opvallende noodlot situaties als ongevallen, langdurige ziekte…). Er wordt op humoristische wijze gewag gemaakt over veranderingen die te gebeuren staan.

Stap 2: planbare afwezigheden (bv. gepland chirurgisch ingrijpen) bespreken

Goede prestatie: de leidinggevende is vroegtijdig op de hoogte van verwachten afwizigheden, bv. gepland chirurgisch ingrijpen, zwangerschappen... en kan daardoor passende maatregelen nemen m.b.t. bemensing, taakplanning... Bij navraag door een neutrale figuur (bv. de HR medewerker) blijkt dat de medewerkers zich correct behandeld voelen in deze gesprekken.

Betere prestatie: wanneer mogelijk en in akkoord met de medewerker wordt de afwezigheid gepland om verstoring van het werk in de mate van het mogelijke te verminderen; aangepast werk, wachtlijstbemiddeling en andere hulp worden aangeboden en besproken. De betrokken medewerkers vinden het prettig hierover met hun leidinggevende van gedachte te kunnen wisselen.

Stap 3: de ziekmelding

Ook hier, en in de volgende stappen, wordt een onderscheid gemaakt in doelmatigheid tussen wat een "goede" en een "betere" prestatie is.

De leidinggevende is dan niet verantwoordelijk voor het percentage aan ziektedagen (want dat ligt buiten zijn directe bevoegdheid en invloed) maar wel voor hoe doelmatig hij het Aanwezigheidsbeleid gestalte geeft in zijn team.
Als vele teamleiders in de organisatie hetzelfde gedaan hebben, volgt logischer wijze een daling van het algehele ziekteverzuim.

Roept deze aanpak voor het bepalen van doelmatigheid vragen of interesse op? Contacteer ons via contact