Een junior aankoper d.m.v. outputgerichte afspraken zeer snel operationeel maken

Resultaatgericht ontwikkelen is praktisch, geen theorie. Hier n.a.v. de introductie van een junior aankoper.

Context van het afsprakengesprek

Schoolverlater (hoger niet-universitair onderwijs in een economische richting)
Reeds enkele weken aan boord, voornamelijk besteed aan bedrijfsbezoekjes, observaties van leveranciersgesprekken en bestuderen van de standaard leveringsvoorwaarden
Observatie door de senior aankoper dat een schoolverlater medeverantwoordelijk maken voor aankoop een grote ontwikkelklus wordt
Middelgrote productie-eenheid in de chemie, kopen alles zelf aan – dus grote diversiteit aan grondstoffen en diensten
Senior aankoper leeft onder zeer grote werkdruk, de tijd die hij aan de coaching van de junior besteedt moet terugverdiend worden door de tijdswinst door de goede voorbereiding van de dossiers door de junior aankoper
De junior aankoper zal de eerste jaren alleen verantwoordelijk worden voor repeat business
Falen is geen optie, want dan gaat de senior er onder door

Ontwikkelafspraken voor de rest van het jaar (september – december), per leverancierscontact

September

Voorbereidend gesprek met senior aankoper

Goed:
- Een A4-tje met samenvatting van geleverde volumes, prijzen, kwaliteitsproblemen (volgens documenten in het dossier) sinds het vorig leveranciersgesprek en de junior kan aan de senior uitleggen welke producten ter sprake zullen komen en waarvoor we ze nodig hebben
- internet: wat zegt deze leverancier over zichzelf?
Beter: junior heeft met betrokken lijnverantwoordelijke de gerapporteerde kwaliteitsproblemen doorgesproken en kan hierover helder informeren
Te besteden tijd: gemiddeld 3 uur per dossier, 1 uur extra indien de junior met de lijnverantwoordelijke overlegt

Tijdens gesprek met leverancier

Goed:
- Kennismaking met opening voor persoonlijk contact door een persoonlijke vraag of iets persoonlijks over zichzelf te vertellen
- Het hogergenoemde 4-tje kunnen presenteren en een vraag stellen als brug naar een, voor dit gesprek, nieuw thema waarover we het willen hebben
Beter: het A4-tje ook kunnen toelichten in termen van tevredenheid met vroegere leveringen
Te besteden tijd: contacttijd met de leverancier

Nazorg

Goed:
- Inzicht, met name: kan de rode draad, de structuur en de knelpunten van het gesprek benoemen t.o.v. de senior aankoper
- Correct, bondig en volledig verslag van het gesprek schrijven
Beter: Actieplannetje m.b.t. opvolging van deze leverancier voorgesteld en akkoord verklaard door alle betrokkenen

Te besteden tijd: 1 uur per dossier, 2 uur extra indien junior actieplan voorstelt en door alle betrokkenen akkoord kan doen verklaren

Oktober

Wat ‘Beter’ was in september, wordt ‘goed’ voor oktober

‘Beter’ wordt nu...

Voorbereidend gesprek

Wie zijn de concurrenten waarmee we al gewerkt hebben?
Vergelijken leveringsvoorwaarden/prijs/kwaliteit t.o.v. huidige leverancier(s). Waarom vroeger voor deze leverancier gekozen? Klopt deze reden (nog steds?) met de realiteit?
Praktische organisatie van het leveranciersgesprek trekken (bv. een glasheldere agenda verspreiden)
Gemiddeld 2 uur extra tijd ter beschikking

Tijdens het gesprek met de leverancier

Kan alles op het A4-tje toelichten en gerelateerde vragen beantwoorden
Kan alle informatieve vragen stellen die kritisch zijn voor het beslissingsproces, ook over de punten welke niet op het samenvattende A4-tje staan

November

Wat ‘Beter’ was in Oktober, wordt ‘goed’ voor November

Beter wordt nu...

Voorbereiding

Door analyse (internet, interne documentatie, telefoons met zustersites…) beargumenteerd een short list van alternatieve leveranciers voorstellen: gemiddeld 3 uur extra tijd
Op verzoek van senior eventueel gesprekken met concurrenten organiseren: de nodige tijd ter beschikking i.f.v. het aantal en de verwachte complexiteit van de beslissingen

Tijdens leveranciersgesprek: het “informatievragend” gedeelte trekken

Nazorg: het waarom van prijsvoorstellen van leveranciers kunnen beschrijven, vergelijkingstabel tussen concurrenten kunnen opstellen, beargumenteerde voorkeur geven (de nodige tijd is afhankelijk van de complexiteit van het dossier)

December

Beter wordt nu...

Voorbereidend gesprek: een prijsvoorstel uitgewerkt en beargumenteerd voorleggen aan de senior

Tijdens het leveranciersgesprek: het “bezwaren” gedeelte volledig trekken

En zo gaat het verder tot de evaluaties na 6 en 12 maanden

Evaluatie na 6 maanden op basis van...

Snelheid evolutie (op basis van maand per maand: ‘goed’ of vaak ‘beter’?)
Kwaliteit van rapporten, analyses, voorstellen… af te meten aan tijdswinst voor de senior aankoper
Inzicht in de materials flow en het productieproces: Na 6 maand is goed “kan, zonder reeds over alle productieproces detailkennis te beschikken, voor aankoop bepalende proces elementen benoemen en weet alle relevante info te vinden of aan wie het te vragen”, beter is “kan bijna alle vragen over het eigen productieproces tijdens het leveranciers contact correct en voldoende volledig beantwoorden”
Beslissingen voorstellen met respect voor ons aankoopbeleid, d.w.z. een goede (niet de laagste) prijs bij een leverancier die zijn commitments nakomt en problemen aanpakt tot ze echt opgelost zijn
"Best mogelijke leerprestatie na 6 maanden": in 3 opeenvolgende leveranciersgesprekken heeft de senior aankoper de ervaring geen meerwaarde meer in het gesprek te hebben. Hij voelt zich slechts "bijzitter". Om dit mogelijk te maken heeft de junior steeds de mogelijkheid de senior STAR te bevragen over zijn observaties en bijbehorend gevoel tijdens de door de junior gevoerde leveranciersgesprekken

Samengevat

Zoals bovenstaand voorbeeld illustreert, verduidelijk uw verwachtingen snel en concreet. Dat is een hulpmiddel voor de nieuwkomer en creëert ook focus bij de coach. Maak regelmatig een stand van zaken (hier minstens één maal per maand).

Meer over: Competentiebeschrijvingen als hulpmiddel voor de ontwikkeling van de medewerker

Aarzel niet om te reageren: contact