5. Werkprocesafspraak 'Opleidingstraject Probleemoplossende vaardigheden'

Hoe de medewerker aansturen wanneer je het eindresultaat niet kent? In dit voorbeeld het opzetten van een opleiding Problem Solving.

Hierna geven we een voorbeeld van een afspraak tussen een HR Manager en zijn medewerker: een afspraak over de doelmatigheid van een Werkproces. Hierbij maken we afspraken over de 'inspanningen' nodig om een succesvol opleidingstraject te bekomen, zonder dat we vooraf precies weten hoe dat eindresultaat er zal uitzien.

Het voorbeeld betreft een BeSMARTO voor het opzetten van een voor de betrokken medewerker en organisatie volledig nieuw type opleidingstraject: Probleemanalytische en -oplossende vaardigheden.

Alle gekozen normen, prioriteiten en situaties zijn natuurlijk slechts exemplarisch voor deze opleiding.

Stap 1: Analyse van de interne vraag

Werkdocument maken met als kritische elementen: beschrijven van de diverse doelgroepen binnen de organisatie (Wie? Hoeveel medewerkers moeten deze ongeveer volgen? Voorkennis?).

Beschrijven wat gemeenschappelijk en verschillend is in de doelgroepen (bv. wat is verschillend in behoefte voor de ingenieurs, de ondersteunende staf, de beleidsmedewerkers en de eventueel andere doelgroepen).

Tevens verhelderen in gedragscriteria, ten behoeve van de potentiële deelnemer en zijn leidinggevende, welke waarde de opleiding toevoegt.

Stap 2: Analyse van het externe aanbod

Werkdocument met een vergelijkingstabel, van minstens 3 aanbieders van opleidingen, m.b.t. kwaliteit van een vorig project door dit bureau (syllabus doornemen, voorbeelden oefeningen bespreken, referenties checken van weerhouden opleider), ervaring van de verantwoordelijke consultant, kwaliteit offerte (bv. afstemming cursus aan diverse doelgroepen; onderbouw van voor- en natraject; didactische werkvormen, kwaliteit keuze van de analytische en oplossingsgerichte technieken…) en prijs per dagdeel en deelnemer. Beargumenteerd advies over voorkeur in het aanbod.

Stap 3: Organiseren en evalueren van een pilotsessie

Organiseren van het fijnstellen van de cursus door de opleider, o.a. door contacten met toekomstige deelnemers en hun leidinggevenden, rapporteren van eventuele verrassende bevindingen.
Laten uitvoeren van een pilootsessie met aansluitend opstellen van een werkdocument met de evaluatie en de voorstellen van verbeteringen m.b.t. volgende aspecten: Tevredenheid van de deelnemers met de balans theorie t.o.v. praktische oefeningen; didactische kwaliteit trainer; duurtijd training, toepasbaarheid van aangeboden leerstof binnen de eigen functie.
Verder nog: Tevredenheid van de leidinggevenden van de deelnemers (twee maanden na het belangrijkste cursusblok): welke gedragsveranderingen zien deze bij hun medewerkers, wordt hulp door trainer geboden om het geleerde in praktijk te brengen? Is het totaal tijdsbeslag van het traject redelijk ten opzichte van de gerealiseerde resultaten?

Stap 4: Uitbreiding doelgroepen

Volgens aanpak van stap 3, soortgelijk traject voor twee andere doelgroepen

Stap 5: Organiseren van vervolgtrainingen

Installeren van vervolgtrainingen waardoor alle kandidaat-cursisten het ontwikkeltraject kunnen volgen tegen 31/12, tenzij dreigende budgetoverschrijding het inplannen tijdens het eerste kwartaal van volgend jaar nodig maakt (voorstel van beslissing ten laatste in september).

Aantoonbaar bewaken van de kwaliteit m.b.t. didactiek en enthousiasme trainer.

De prestatieafspraak wordt dan...

Uitstekende prestatie: Zeer goede prestatie (zie hieronder) met bijkomend beargumenteerde, gedocumenteerde en haalbare suggesties voor vervolgtrajecten of initiatieven die vermoedelijk een ingrijpende invloed zullen hebben op het lerend en probleemoplossend vermogen van onze gehele organisatie.

Zeer goede prestatie: Alle stappen 1 t.e.m. 4 worden gestructureerd, gedocumenteerd en nauwkeurig gezet binnen een tijdsbeslag van ongeveer 10 werkdagen, verspreid over de periode 21/5 – 16/7 van dit jaar.

Goede prestatie: Goede uitvoering van alle stappen, d.w.z. gestructureerd (pro-actieve planning, realistische tijdsbudgettering, informatie aan deelnemers en leidinggevenden, beslissingen kunnen tijdig genomen worden…), gedocumenteerd (relevante info voor eigen gebruik en voor Personeelsdirecteur, volledig), en nauwkeurig (juiste observaties leiden tot - voor dat moment - juiste beslissingen)

Bijna goede prestatie: Tijdens stap 5 moet nog inhoudelijke of procedurele bijsturing plaats vinden

Onvoldoende prestatie: De cursus moet tijdens stap 5 worden stopgezet omdat deze onvoldoende bruikbaar blijkt voor onze organisatie.

Bij bovenstaand voorbeeld wordt het werkproces beschreven en de criteria voor een goede - betere - minder goede prestatie afgesproken over het gehele stappenplan.
Het is ook mogelijk per stap een onderscheid te maken tussen een goede en betere prestatie. Bijvoorbeeld, voor stap 1 (Analyse van de interne vraag): "Goede "prestatie is een werkdocument met als kritische elementen... en de eventueel andere doelgroepen). Een "betere" prestatie is bijkomend het verhelderen in gedragscriteria, ten behoeve van de potentiële deelnemer en zijn leidinggevende, welke waarde de opleiding toevoegt."

Het opstarten van een nieuw thema voor training zal voor een opleidingsverantwoordelijke een steeds wederkerend werkproces zijn. Mits kleine aanpassingen kan een bovenstaande BeSMARTO dan ook voor diverse opleidingstrajecten gebruikt worden. In praktijk kan de BeSMARTO per nieuw traject dan ook veel korter.

U kan een uitgewerkt voorbeeld van een eenmalig werkproces (benchmarken voor het opzetten van leeftijdbewust personeelsbeleid) nalezen.

Wilt u reageren? Graag! contact