2. BeSMARTO's afspraken als de tijd daarvoor rijp is

Hierna bespreken we een remedie tegen onrealistisch plannen,  m.a.w. er is een tijd om afspraken te maken, niet te vroeg, niet te laat.

De realiteit is anders dan de theorie

De meeste cycli van 'afspraken-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken' suggereren dat het mogelijk is om tijdens het eenmalig afsprakengesprek het grootste gedeelte van de activiteiten van de beoordelingsperiode (doorgaans een volledig jaar) te voorspellen. Binnen de huidige economische en maatschappelijke context is dat in de meeste organisaties een illusie.

Vele leidinggevenden en medewerkers weten tijdens het afsprakengesprek slechts (zeer) gedeeltelijk wat ze enkele maanden later zullen moeten realiseren. Het is dan ook weinig praktisch om daarover vroegtijdig reeds afspraken te maken. Het gevolg is immers dat de prioriteiten later toch zullen verschuiven. Daardoor leest u vaak op beoordelingsformulieren of verslagen van voortgangsgesprekken dat ‘de prioriteiten veranderd zijn’ of ‘wegens… zijn wij hier niet aan toegekomen’.

Tips

In praktijk reageren velen heel positief op mijn volgende suggesties.

1. Maak tijdens het jaarlijkse planninggesprek BeSMARTO-tjes over al datgene wat u (redelijk) zeker bent dat u zal moeten realiseren tijdens de beoordelingsperiode. Beperk uw afspraken daar toe tijdens dit eerste overleg. Schat ook in wat de verwachte tijdsbesteding van elk BeSMARTO-tje zal zijn. Het verschil tussen de som van deze geschatte tijden en het jaarlijks werkregime van de medewerker geeft aan hoeveel werktijd later nog kan ingevuld worden.
2. Nieuwe opdrachten in de loop van het jaar komen doorgaans naar aanleiding van gesprekken, vergaderingen… met leidinggevenden of (interne) klanten. Niets weerhoudt de leidinggevende en/of de medewerker ervan om (bv. als verslagje van het gesprek) op dat moment een BeSMARTO te maken en die – bv. via e-mail – aan de andere partij toe te sturen. (Eventueel zelfs met een kopie aan de betrokken interne klant.) Als medewerker en leidinggevende met elkaar de afspraak hebben dat dergelijke e-mails steeds ‘BeSMARTO over…’ in het onderwerp hebben, dan wordt de ontvanger van het ontwerp geacht binnen de afgesproken tijd (bv. 48 uur) te reageren. Doet hij dat niet, dan is vooraf bepaald dat het ontwerp van de voorgestelde BeSMARTO aanvaard wordt. De medewerker en/of de leidinggevende voegt een papieren of elektronische kopie van de bevestigde BeSMARTO toe aan de bundel voor de gesprekkencyclus.
3. Bij deze werkwijze is het handig dat ook de medewerker vlot in staat is om BeSMARTO-tjes te formuleren. Dit resulteert in een praktische en vlotte registratie van opdrachten, opvolging en bijsturing en later in een onderbouwde beoordeling. Het helpt tevens de medewerker in zijn focus naar resultaten. Dit helpt hem om beter te functioneren.

Tot slot

Analoog suggereer ik vaak bij ombouw van de bestaande jaargesprekkencyclus naar een nieuwe (waarbij heel vaak met klemtoon op betere SMART-afspraken), om niet alle afspraken ineens te willen herschrijven. Dat is voor de meeste leidinggevenden m.b.t. tijdsbesteding ondoenlijk.
Beter is een richtlijn af te spreken als: "Tegen ... heeft elke medewerker minstens .. BeSMARTO-afspraken, waarvan minstens één Resultaatgericht en minstens één competentiegericht. Steeds wanneer een nieuwe klus opduikt of activiteit bijgestuurd wordt, spreken we een BeSMART-afspraak af. Ten laatste tegen... zijn alle afspraken SMART geformuleerd". Nog geen enkele klant gehad waar ineens de productie of verkoop stopte. Integendeel.

Ik kijk uit naar uw reactie! contact