Deel II: Uw communicatie met de werknemersafgevaardigden

In deel II bespreken we de aandachtspunten van werknemersafgevaardigden en voordelen van prestatiebeheer waar de meeste werknemersafgevaardigden zich in kunnen vinden.

Checklist van de werknemersafgevaardigden

Waar houdt u dus bij uw communicatie rekening mee?

Waarom wil het management functionerings- en beoordelingsgesprekken invoeren (of het syteem bijstellen)? Heeft men naar de alternatieven gekeken (POP, polyvalentie verhogen, loopbaansystemen., ontwikkelassessments...)? Wordt er met de werknemersafgevaardigden gesproken over het stroomlijnen van organisatie-, team- en individuele doelen; het (bij)sturen en ontwikkelen van leidinggevenden en medewerkers; werkbare feedback geven,... ?
Hebben we al systemen voor Competentie- en Talent Management, opleidingsbeleid, levensfasebewust personeelsbeleid…? Is de nieuwe aanpak hiermee geïntegreerd? Wat loopt goed bij de bestaande competentie en talent systemen? Waar loopt het keer op keer fout? Hoe verliep het overleg met de werknemersafgevaardigden daarover?
Wil men 360° feedback invoeren en zo ja, hoe gaat men voorkomen dat wij een “verklik”organisatie worden? Als men informanten inschakelt (bv. projectleiders, interne klanten…): wat zorgt voor faire, voldoende gedetailleerde informatie zonder dat het een papierberg wordt? Wie zal over de werknemersafgevaardigden zelf informatie gevraagd worden?
Hoe wil men tot prestatieverbetering motiveren: overtuigen, schouderklopjes, Euro’s, andere?
Hebben we nu al een intensieve (informele) feedback cultuur? Hoe denken de werknemersverantwoordelijken over deze feedback cultuur over? Zo er weinig feedback gegeven wordt, wat stelt de directie voor om dit aan te pakken? Wat stelt men voor om pijnlijke verrassingen met negatieve beoordelingen te voorkomen?
Kunnen onze leidinggevenden dit systeem succesvol maken? Welk zijn de zwakste chefs en wat gaat men doen om dit te remediëren? Hebben de werknemersafgevaardigden dit probleem benoemd, en hoe werd daarop gereageerd?
Realiseren de leidinggevenden zich hoeveel tijd dit gaat vragen? Zegt management ook welke prioriteiten, minstens tijdens de implementatie, minder belangrijk worden zodat er voldoende tijd vrijkomt om dit serieus te doen?
Bij invloed op salaris en bonus: is onze functiewaardering (FUWA) voldoende actueel? Hoe passen de voorstellen van gedifferentieerd belonen binnen het huidig loongebouw? Verliep het overleg met de werknemersafgevaardigden hierover voldoende vlot of zit hier 'oud zeer'?
Wordt er een degelijk systeem van controle op de billijkheid van de beoordelingen voorgesteld? Wat stelt men voor als bezwaar- en beroepsmogelijkheid? En hoe waarborgt men dat de objectieven in het begin van de beoordelingsperiode billijk zijn?
Zit het communicatieplan t.o.v. leidinggevenden en medewerkers goed in mekaar? Zijn de documenten begrijpelijk, goed gestructureerd en gebruiksvriendelijk? Wordt het systeem daardoor transparant voor de medewerkers?
Welke ondersteuning wordt er geboden m.b.t. weten (informatie over het systeem), kunnen (vaardigheden van leidinggevende en medewerker) en willen (motivatie om het systeem goed te gebruiken)?
Wanneer wordt er waarover gesprek gevoerd? Wie schrijft wat op de standaardformulieren (of het equivalente informaticasysteem) en hoe lang worden deze bewaard?
Is er een projecttrekker aangeduid? Kunnen we redelijker wijze aannemen dat hij een goede balans tussen werknemers- en organisatiebelang handhaaft? Heeft deze projecttrekker het recht/plicht om bv. objectieven, die niet eenduidig geformuleerd of fair zijn, te laten bijstellen? Hoe regelmatig moet hij rapporteren aan het hoogste orgaan binnen de organisatie? En wat komen wij daarvan te weten?
Wanneer evalueren we de beoordelingscyclus? Is dat tijdig genoeg voor aanpassingen aan de volgende cyclus?

Voordelen van PM waarop u zich kan beroepen

Als er geen formeel systeem is, wordt er toch beoordeeld (bv. voor allerhande werk-, loopbaan- en ontwikkelbeslissingen) door leidinggevenden. Beter is de “willekeur”, “subjectiviteit”, “oncontroleerbare oordeelsvorming”… te remediëren door een goed onderbouwd systeem. Dit zorgt voor openheid, transparantie…
Bij duidelijke prestatieafspraken weet de medewerker wat er van hem verwacht wordt. Bij duidelijke beoordelingen weet hij hoe er over zijn prestatie gedacht wordt. De stress van de rolonduidelijkheid en twijfel vallen weg.
Als iedereen hetzelfde loon ontvangt voor verschillende prestaties, ontmoedigt dit de mensen die er graag voor gaan, dat wordt een personeelsbeleid om “de middenmoot” te promoten: helpt ons dat om succesvol te zijn op de markt, t.o.v. de burger, patiënt…?
Het probleem met jaargesprekken is doorgaans niet de principes maar de uitwerking en in praktijk brengen ervan, laten we SAMEN…
Afhankelijk van de argumenten waarvoor uw delegatie gevoelig is, verwijs ik u naar volgende nieuwsbrieven