25. PI's en KPI's voor het Human Resources Management team

Welke prestatiematen, PI's en KPI's, wilt u vastleggen? Of, ... ken- en stuurgetallen in HR!

De basisvraag voor het opstellen van PI's is de eenvoud zelve: Waar wilt u het met uw leidinggevende, uw medewerkers en uw geïnteresseerde interne klanten over hebben?

Wanneer u alleen kosten (bv. salariskosten, ziekteverzuim...) of slecht nieuws (bv. aantal vacatures...) rapporteert, dan mag u nu drie maal raden waarover de gesprekken vooral zullen gaan. En wat de sfeer tijdens die gesprekken zal zijn.
HRM kost geld maar geeft gelukkigerwijs ook veel baten. Verstandig om het daar in uw PI's en KPI's ook over te hebben.

Hieronder bieden we u een plejade aan voorbeelden van prestatiematen. Sommige daarvan staan hoofdzakelijk onder invloed van P&O, andere hoofdzakelijk onder invloed van de leidinggevenden en nog andere zijn een gedeelde verantwoordelijkheid van lijnmanagement en P&O. Sommige indicatoren worden ook direct beïnvloed door de kwaliteits- of veiligheidsverantwoordelijke.
Onze selectie van PI's is gebaseerd op talrijke onderzoekingen over welke prestatiematen wereldwijd veel gebruikt worden en eigen projecten in organisaties.

HRM domein	Ken- of stuurgetal, Performance Indicator

Formatie
	totaal gebudgetteerd aantal voltijdse equivalenten
	totaal gebudgetteerd aantal gewerkte uren of dagen
	totaal aantal voltijdse equivalenten; of afwijking t.o.v. formatie

Bemanning
	totaal aantal voltijdse medewerkers
	totaal aantal deeltijdse medewerkers
	percentage deeltijdse medewerkers aan 50 - 60 - 70...%
	percentage mannen en vrouwen (voor leidinggevenden - professionals - uitvoerende medewerkers)
	percentage allochtonen en autochtonen (of spreiding nationaliteiten)
	percentage medewerkers in (al dan niet bijzondere) regelingen en contractvormen (tijdskrediet...)
	percentage medewerkers i.f.v. leeftijd (bv. 26-35; 36-45...)
	percentage leidinggevenden - professionals - uitvoerende medewerkers; of, gemiddeld aantal directe medewerkers per leidinggevende



Bemanning HR
	aantal voltijdse equivalenten in HR; of aantal personeelsleden per HR voltijds equivalent; of salariskost HR/totale salariskost
	salariskost HR/omzet
	ratio HR-opgeleid/totaal aan HR-medewerkers
	gemiddeld aantal jaar HR-praktijkervaring
	kost uitbestede activiteiten, zo mogelijk met gevolg bv. voordeel in doorlooptijd


Rekrutering
	gemiddelde cv-doorlooptijd i.f.v. aanwervende afdeling
	gemiddeld aantal 'long list'-kandidaten (CV is OK en gaan verder voor gesprekken, technische screening,...) per vacature per functiefamilie
	gemiddeld aantal 'short list'-kandidaten per vacature (blijven over na gesprekken, technische screening,... finale keuze voor salarisgesprek en contractvoorstel wordt mogelijk) per functiefamilie
	aantal aanvaarde/geweigerde salaris- en contractvoorstellen (eventueel alleen van de topkandidaat)
	gemiddelde duurtijd aanwerving (voor leidinggevenden - professionals - uitvoerende functies) ofwel percentage nieuwkomers/vereiste aanwervingen per maand of kwartaal
	gemiddelde kostprijs aanwerving (voor leidinggevenden - professionals - uitvoerende functies)
	gemiddelde beoordeling nieuwkomer na 6/12 maanden (voor leidinggevenden - professionals - uitvoerende medewerkers; of, per aanwervende P&O-er)
	gemiddelde tevredenheid leidinggevende met nieuwkomer na 6 maanden (voor leidinggevenden - professionals - uitvoerende medewerkers; of, per aanwervende P&O-er)
	% blijvers/totaal aantal nieuwkomers na 12 maanden
	% aanwerving per kanaal (spontane sollicitatie, advertentie, internet, refer a friend...)
	aantal (vroegere) vertrekkers terug aangeworven
	gemiddelde tevredenheid nieuwkomer met rekruteringsproces
	gemiddelde tevredenheid aanwervende leidinggevende per recruiter
	aantal aanwervingen (voor leidinggvenden - professionals - uitvoerende funvties) per VTE-recruiter
	percentage nieuwkomers die hun introductietraject op tijd doorlopen

Salariëring
	% (of €) salariskost boven of onder budget
	% medewerkers per relatieve positie in salarisschaal
	% medewerkers boven of onder marktconform salaris (voor leidinggevenden - professionals - uitvoerende medewerkers)
	% medewerkers in aanloop - normale - uitloop schaal
	% functiebeschrijvingen laatste 3 jaar niet bevestigd of geactualiseerd
	aantal achterstallige functiewaarderingen
	gemiddelde tevredenheid met salaris en secund. arb. voorw. per doelgroep

HR admin
	aantal collectieve info's (om vragen te voorkomen i.p.v. reactief te moeten beantwoorden)
	aantal fouten en rectificaties/aantal transacties (bv. in pay roll)
	aantal tijdsoverschrijdingen t.o.v. interne en externe afspraken en regelingen
	aantal uitgevoerde/nieuw uit te voeren acties n.a.v. fouten, rectificatie of tijdsoverschrijdingen
	gemiddelde duurtijd voor antwoord op individuele vragen; of, % individuele vragen beantwoord binnen de 3 en 10 werkdagen; of, % onmiddellijk beantwoorde vragen
	gemiddelde tevredenheid dienstverlening (d.m.v. een bevraging)
	aantal formele klachten en juridische disputen + kwalitatieve analyse van de bron van de ergernis
	aantal dankbetuigingen en felicitaties
	% voltijdse equivalenten HR admin/voltijdse equivalenten totaal HR
	% personeelsdossiers in orde: volledig (via checklist), actueel en verouderde documenten (bv. verslagen correctiegesprekken na afgesproken bewaartijd) verwijderd

Ontwikkeling
	bedrag besteed aan formele training
	gemiddelde kost per uur per trainee
	% personeelsleden met een persoonlijk ontwikkelplan
	% uitgevoerde persoonlijke ontwikkelplannen
	aantal uren informele coaching
	% trainingskost/salariskost
	aantal medewerkers met 0, 1 - 2, 3 - 4, ... dagen opleiding per jaar (voor leidinggevenden - professionals - uitvoerende medewerkers); of, gemiddeld aantal trainingsuren
	gemiddelde tevredenheid van deelnemers met ontwikkelactiviteiten
	gemiddelde tevredenheid van leidinggevenden met toename inzicht en vaardigheid medewerkers, 2 maand na training
	% aanwezigen/ingeschreven deelnemers
	% beëindigde trajecten/gestarte trajecten i.f.v. afdelingen ofwel % doorlopen/openstaande trajecten in de POPs i.f.v. afdelingen
	aantal aangeboden interne cursussen (vakinhoudelijk - informatica - communicatie & leidinggeven)
	aantal openstaande verzoeken voor ontwikkeling
	aantal trainingsdagen externe cursussen, deelname symposia... (vakinhoudelijk - informatica - communicatie & leidinggeven)
	aantal uren e-learning; of, % geslaagd of beëindigd na e-learning
	aantal gesponsorde opleidingstrajecten in eigen tijd (bv. masters...)
	% trainingskost gesubsidieerd door derden
	vullingsgraad multi-inzetbaarheidsmatrix (personen versus vaardigheden)
	gemiddelde toename in aantal niveaus van de (kern)competenties
	kennisgraad werkprocedures
	aantal medewerkers reeds voor meer dan 6 maanden, equivalent aan voltijds, actief geweest in crossfunctionele teams
	% (bv. wettelijk) verplichte trainingen (al dan niet tijdig) afgerond

Discipline
	% laatkomers en te lang genomen pauzes
	aantal overtredingen arbeidsreglement (bv. overtredingen rookbeleid, veiligheidsbeleid...)
	aantal disciplinaire maatregelen

Performance Management
	% documenten tijdig ingeleverd per processtap
	SMART-kwaliteit van de jaarafspraken en precisie feedback op beoordelingsformulieren
	aantal reacties in 'Opmerkingen medewerker:' bij beoordeling
	aantal formele beroepen tegen de beoordeling
	% personeelsleden per beoordelingsanker in vergelijking met vorige 2 jaren
	aantal personeelsleden met verbeterplan in uitvoering
	beloningsdifferentiatie tussen prestatie koplopers en staartgroep
	% medewerkers die een prestatiebeloning krijgt
	% prestatiebeloning/totaal salaris

Loopbaan en opvolging
	aantal medewerkers sneller - gemiddeld - trager dan loopbaanpad
	% vacatures (alleen leidinggevenden?) ingevuld d.m.v. interne promotie (i.p.v. externe aanwerving)/totaal aantal vacatures
	% vacatures ingevuld d.m.v. interne crossfunctionele transfer ( i.p.v. externe aanwerving)/totaal aantal vacatures
	aantal hipo's met een gedocumenteerd loopbaanplan
	aantal sleutelfuncties met gedocumenteerde opvolgers (klaar en bereid)
	percentage studieniveaus per functiefamilie; of, percentage studieniveaus per hiërarchische laag; aanvullend: gemiddeld aantal jaar nuttige praktijkervaring (bij vroegere + huidige werkgever)
	% personeelsleden met 0 - 5, 6 - 10... jaar senioriteit
	% personeelsleden met 0, 1 - 3, 4 - 6, 7 - 9... jaar senioriteit in huidige functie
	aantal medewerkers in voorbereiding pensionering en waarvan opvolging geregeld/totaal aantal te verwachten pensioneringen

Informatievoorziening
	aantal interne collectieve berichten (borden, e-mails, bij salarisbrief, personeelsmagazines...)
	tevredenheid met interne informatievoorziening
	% medewerkers dat de (voor zijn functie relevante) missie, strategie en bedrijfsdoelen kan benoemen en verklaren
	aantal vergaderingen op team-, afdelings-, divisie- en bedrijfsniveau
	gemiddelde tevredenheid kwaliteit vergaderingen

Personeelsrelaties
	aantal klachten tegen collega's m.b.t. discriminatie, ongewenst sexueel gedrag...
	aantal klachten tegen de werkgever of leidinggevenden (bv. door vakbondsafgevaardigden)
	aantal dagen staking, aantal spontane werkonderbrekingen
	aantal kandidaat werknemersvertegenwoordigers/wettelijk toegestaan aantal kandidaat werknemersvertegenwoordigers
	kost/baten van de nieuwe Collectieve ArbeidsOvereenkomst
	percentage afgewerkte actiepunten (afgesproken in overlegorganen)
	percentage personeelsleden bereid de organisatie aan te bevelen bij vrienden

Werk/prive-balans
	% medewerkers 'nieuwe werken' (d.w.z. bv. thuiswerken, telewerken...)
	% medewerkers deeltijds wegens gezin
	% medewerkers dat deelneemt aan programma's (kinderopvang, strijkdienst...)

Medewerkers-tevredenheid
	gemiddelde tevredenheidscore in bevraging (t.o.v. benchmark?) per doelgroep
	toename of afname tevredenheidscore t.o.v. vorige afname
	gemiddelde tevredenheid salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden, inhoud job, werkomstandigheden (fysiek, uurrooster...), wijze van leidinggeven en ervaren waardering, persoonlijke relaties, ontwikkeling en loopbaan
	aantal "Stay Interviews" van sleutelfunctionarissen + eventuele "Lessons Learned"
	% medewerkers die ons bedrijf zouden aanbevelen
	aantal acties uitgevoerd (of, in uitvoering) vanaf vorig medewerkertevredenheidsonderzoek

Absenteïsme
	percentage ziekteverzuim
	% verzuimprofielen: vaak en kort, vaak en lang, zelden en kort, zelden en lang voor diverse doelgroepen of afdelingen
	salaris kost ziekteverzuim
	andere kosten ziekteverzuim (bv. vervangend personeel)
	aantal contacten leidinggevenden tijdens ziekteverzuim
	aantal afwezigheidsdagen, niet wegens ziekte of arbeidsongeval
	gemiddelde duur van afwezigheid, niet wegens ziekte of arbeidsongeval
	gemiddeld aantal dagen van afwezigheid + ziekteverzuim per jaar
	totale salariskost ziekteverzuim en andere afwezigheid

Veiligheid, netheid & gezondheid
	aantal arbeidsongevallen, aantal betrokken medewerkers
	aantal dagen afwezigheid wegens arbeidsongevallen
	aantal analyses bijna-ongevallen
	aantal geobserveerde veiligheidsovertredingen
	aantal beëindigde veiligheidsacties/nieuw opgezette veiligheidsacties
	ervaren werkdruk (bij bevraging, arbeidsgeneesheer of piepjes)
	gewicht gefragmenteerd afval door selectief verwijderen

Ontslagen
	aantal ontslagen wegens economische redenen
	aantal ontslagen wegens onvoldoende functioneren
	aantal ontslagnames
	aantal ontslagnames vanuit sleutelposities; of, retentiepercentage in sleutelposities
	kost ontslagen en kost ontslagnames

Exit Interviews
	aantal gerapporteerde exit interviews/aantal ontslagnames
	percentage ontslagnemende medewerkers geïnterviewd en gerapporteerd
	aantal vertrekkers wegens ontevredenheid met salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden, inhoud job, werkomstandigheden (fysiek, uurrooster...), wijze van leidinggeven en ervaren waardering, andere persoonlijke relaties, ontwikkeling en loopbaan
	% vertrekkers die toch ons bedrijf zouden aanbevelen

Productiviteit
	Salariskost als percentage van omzet
	Omzet per voltijds equivalent
	Aantal items geproduceerd per voltijds equivalent
	Aantal speciale items geproduceerd
	Geproduceerd aantal items (of doorlooptijd) i.f.v. aanwezig aantal medewerkers
	Percentage onder- of overbezetting/totale aanwezigheid
	Salariskost ondersteunende diensten/totale salariskost
	gepland werkvolume/medewerker
	aantal overuren/productievolumes
	% salarismassa/kost operaties
	omzet, toegevoegde waarde, winst...per VTE personeelslid

Klantgerichtheid
	% stipte leveringen/totaal aantal leveringen
	% late leveringen wegens menselijke beperkingen/totaal aantal leveringen
	gemiddelde tevredenheidbij klantcontacten
	aantal talen waarin klanten kunnen te woord gestaan worden
	scoringspercentage uitvoering Service Level Agreements (SLA's) onder invloed van de medewerkers

Financieel
	winst voor belasting (of cashflow) per voltijds equivalent
	% salariskost/totale toegevoegde waarde
	aandeelhouderswaarde tijdens de laatste 3 jaar (per voltijds equivalent)

Kwaliteit
	percentage afgekeurde items wegens menselijke beperkingen/geproduceerde items
	percentage te laat geleverde items wegens menselijke beperkingen/afgekeurde items
	percentage klachten wegens menselijke beperkingen/leveringen
	percentage klachten per storingsbron
	€ kredietnota n.a.v. klachten of items teruggestuurd wegens menselijke beperkingen
	€ schade aan apparatuur door vernielingen en foutieve handelingen
	aantal gerapporteerde en zelf herstelde beschadigingen aan goederen of materieel
	aantal items gemaakt binnen gestelde normen
	aantal gerapporteerde, geanalyseerde en geremedieerde menselijke fouten
	aantal voorstellen voor kwaliteitsverbetering door medewerkers

Innovatie
	aantal intern bedachte nieuwe producten, procesverbeteringen...
	€ voor Onderzoek en Ontwikkeling per voltijds equivalent
	omzet van nieuwe producten (bv. max. 3 jaar op de markt) per voltijds equivalent
	% arbeidstijd door medewerkers naar eigen inzicht te besteden aan proces-, product- of marktontwikkeling

Numerieke metingen kunnen uitgedrukt worden in aantallen (bv. aantal aanwezigen en aantal afwezigen), in een ratio (bv. aanwezigen/totaal gebudgetteerd), in een percentage (bv. aanwezigen/totaal gebudgetteerd* 100) of in een index (bv. gemiddelde tevredenheid op een 5-puntenschaal).

Ook eenvoudige statistische maten, zoals gemiddelden en hun standaardafwijkingen, zijn handig.

Waarom kijk je ook naar de standaardafwijkingen bij gemiddelden? Niet alleen omdat de spreiding van de waarnemingen de interpretatie van de gemiddelden beïnvloedt, maar soms zelfs relevanter is dan het gemiddelde. Wanneer Bill Gates samen met negen P&O-ers in een kamer zit, zijn er gemiddeld tien multimiljonairs aanwezig - helaas is de standaardafwijking hier relevanter dan het gemiddelde.

Metingen kunnen, waar dit zinvol is, opgedeeld worden i.f.v. organisatiestructuur (bv. divisie), regio, demografie (geslacht, leeftijd...), type arbeidscontract (tijdelijk en onbepaalde duur - in België vroeger: arbeider, bediende en kader), functiefamilies,... De indeling zal in eerste instantie verhelderend zijn voor de gebruiker of lezer (die niet noodzakelijk hetzelfde perspectief heeft als de P&O-er).

Uit deze veelheid van mogelijke Prestatie Indicatoren moeten we nu een intelligente en praktische keuze maken,

Wilt u reageren? Graag! contact