10. Voorkoppelplicht van de medewerker en hulpplicht van de leidinggevende
De medewerker heeft de verantwoordelijkheid de leidinggevende of opdrachtgever vroegtijdig te verwittigen als hij zijn prestatieafspraak niet kan nakomen (=voorkoppelplicht). Automatisch heeft de leidinggevende dan hulpplicht. Hoe die hulp er kan uitzien hangt af van de leidinggevende en de situatie.
Na het maken van de BeSMARTO-afspraken gaat de medewerker aan de slag met het realiseren van wat hij aan de organisatie beloofd heeft. Daarbij zal hij zijn hele initiatiefruimte gebruiken.
De voorkoppelplicht van de medewerker
Ondanks zijn grote inspanningen en bekwaamheid, zal het soms voorkomen dat de medewerker zijn afspraken niet kan nakomen. Dit kan te wijten zijn aan belangrijke externe invloeden, inschattingsfouten bij aanvang, e.d.
Minder professioneel mature medewerkers laten dergelijke opdrachten bij voorkeur links liggen, immers ze creëren onaangename situaties. Ze 'vergeten' hun verantwoordelijkheid met als gevolg dat het probleem zich later als een brand(je) bij de leidinggevende aandient.
Vandaar dat leidinggevende en medewerker ook een voorkoppelplicht afspreken: vanaf welk verschil tussen geplande en gerealiseerde voortgang zal de medewerker de leidinggevende informeren over zijn moeilijkheden?
Wanneer de medewerker zeer regelmatig over al zijn activiteiten en projecten rapporteert, is een bijkomende voormeldingsafspraak niet noodzakelijk. In de praktijk kunnen de meeste leidinggevenden zich echter door tijdsbeperkingen een minutieuze opvolging van alle medewerkers niet veroorloven, vandaar het nut van de voorkoppelafspraak.
De remedie is eenvoudig
Bij het maken van de BeSMARTO wordt tevens afgesproken hoe de medewerker routinematig rapporteert over de voortgang. Loopt men daarbij het risico om te laat te reageren op moeilijkheden, dan spreekt men de voorkoppelplicht van de medewerker af: wanneer zal de medewerker pro-actief de leidinggevende informeren over zijn moeilijkheden?
Deze voorkoppelafspraak creëert heel wat rust in de relatie tussen de leidinggevende en de medewerker, zeker wanneer ze in verhouding staat tot de professionele maturiteit van de medewerker en het belang/risco van de opdracht.
Zou de medewerker deze voormeldingsafspraak niet nakomen, dan heeft hij twee problemen: het niet tijdig/voldoende/... realiseren van de afgesproken BeSMARTO en het niet nakomen van zijn verantwoordelijkheid om voor te koppelen.
Wanneer de medewerker zijn leidinggevende informeert over zijn moeilijkheden zegt hij niet 'Baas, ik heb een probleem' of nog erger 'Baas, jij hebt een probleem'. Hij zal rapporteren: 'Baas, wat ik deed om mijn probleem op te lossen was... maar dat lukt niet. Kan jij mij helpen?'. Bij 'Baas' denk ik ;-).
De hulpplicht van de leidinggevende
Op dat ogenblik heeft de leidinggevende een hulpplicht. Hij zal de medewerker helpen door advies te geven, of randvoorwaarden positief te beïnvloeden, of bijkomende middelen ter beschikking (of prioriteiten bij) te stellen.
De leidinggevende is vrij in zijn keuze van de aard van zijn hulp of begeleiding t.o.v. de medewerker. Goed doorvragen naar de kern van het probleem, of naar alternatieve acties vanwege de medewerker, is dan vaak veel effectiever dan onmiddellijk bv. meer tijd voor realisatie van de BeSMARTO toe te staan.
In de laatste twee nieuwsbrieven bespraken we de drie elementen die elkaar in balans houden en borg staan voor een vooruitziende en verantwoord initiatiefrijke medewerker: de initiatiefruimte, de voorkoppel- en hulpplicht.
Ik kijk uit naar uw reactie! contact
Geschreven door:
