9. Initiatiefrecht van de medewerker

In deze en de volgende nieuwsbrief bespreken we de realisatie van de BeSMARTO-afspraken door de medewerker: zijn initiatiefruimte, zijn voorkoppelplicht (zijn verantwoordelijkheid vroegtijdig te waarschuwen bij problemen) en de bijbehorende hulp van de leidinggevende.

We zullen u ervan overtuigen dat deze drie elementen elkaar in balans houden en borg staan voor een verantwoord initiatiefrijke medewerker.

Het initiatiefrecht van de medewerker

Het initiatiefrecht van de medewerker zal, afhankelijk van de situatie, zeer beperkt tot zeer groot zijn.

Concreet wil men bij een BeSMARTO-afspraak helderheid bekomen over wie verantwoordelijk is voor het beschikbaar stellen van de nodige middelen (bv. arbeidstijd) om de afspraken te realiseren. Is dit een verantwoordelijkheid van de medewerker alleen, of van zijn leidinggevende, of van de leidinggevende wanneer de medewerker hem daar tijdig op attendeert…?
Wie neemt het initiatief om beslissingen, die niet binnen het eigen team kunnen genomen worden, te beïnvloeden? Wie stapt naar wie toe om randvoorwaarden in orde te brengen?

De bevoegdheden van de medewerker kunnen zeer beperkt zijn: hij mag alleen initiatieven nemen die een effect hebben op zijn eigen werk. Wil hij initiatieven nemen met meer impact dan zal hij, vooraf, met de leidinggevende overleggen. Deze afspraak kan vereist zijn voor beginnende medewerkers in functies met, bijvoorbeeld, een reëel veiligheidsrisico.

Voor de meeste functies zullen medewerkers zeer snel alle initiatieven mogen nemen waarbij de gevolgen intern blijven aan de afdeling of de organisatie. Ze kunnen aan elke collega binnen de afdeling of organisatie advies of informatie vragen, voorstellen doen, ingaan op het verzoek klussen over te nemen…
Pas bij de volgende stap naar het volledig autonoom functioneren, zullen ook externe klanten de effecten van de initiatieven van de medewerker ervaren.

De bevoegdheden zullen voor de meeste medewerkers slechts stap voor stap groeien, daar de organisatie niet alleen van de positieve gevolgen van het initiatief van de medewerker geniet. De organisatie, de leidinggevende of het team draait ook vaak op voor de fouten en de misverstanden waarin de collega betrokken is.

Vele organisaties willen een grotere slagkracht.

Ze willen dat de medewerkers kleine ondernemers worden met hart voor de klant, die vragen van A tot Z afwikkelen, goed intern en extern communiceren…
Om dit te realiseren is het noodzakelijk dat de medewerker voldoende ‘empowered’ wordt: dit wil vaak zeggen... zijn bevoegdheden verruimt en/of ze in praktijk benut. Hij zal alles doen wat nodig is, binnen zijn afgesproken initiatiefruimte, om zijn BeSMARTO-afspraken te realiseren. En voor die realisatie wordt hij later gewaardeerd, beoordeeld.

Het antwoord op de eenvoudige vraag ‘Wie mag welk (soort van) effect zien van mijn acties/beslissingen/initiatieven/fouten?’ is verhelderd voor de medewerker en vaak geruststellend voor de leidinggevende.

Het is verhelderend voor de medewerker omdat hij weet dat hij deze ruimte mag/moet opvullen.
Het is geruststellend voor de leidinggevende omdat hij delegeert met berekende risico’s.

Onduidelijkheid over het antwoord op deze vraag werkt immobiliserend voor de weinig initiatiefrijke medewerker en creëert chaos rondom de ondoordacht handelende medewerker. Op deze laatste reageert de leidinggevende dan weer met het inperken van de bevoegdheden van de medewerker, met wederzijdse frustratie tot gevolg.

De weinig initiatiefrijke medewerker wordt vaak door zijn leidinggevende bedacht met (nog) meer instructies, een manier van leidinggeven die afhankelijkheid vergroot i.p.v. verkleint – wat op zich weer het nemen van initiatieven beperkt. U herkent de vicieuze cirkel?

Geheel in tegenstelling daarmee zal een systematische en geleidelijke groei van de bevoegdheden van de medewerkers reeds op relatief korte tijd in een meer dynamisch team resulteren. Daarvoor zijn geen verhalen met veel poeha nodig, maar het stap voor stap vergroten van de initiatiefruimte van de medewerkers.

Laatstgenoemde ontwikkeling kan ook via een competentiebeschrijving worden afgesproken.

Wilt u reageren? Graag! contact