27. Hoe leidinggevenden aansporen tijdig de jaargesprekken te voeren en u de nodige documenten te bezorgen?

Hoe krijgt u bij uw leidinggevenden uw jaargesprekken cyclus op orde?

Bovenstaande vraag is een van de belangrijkste verkoopsargumenten voor geïnformatiseerde Performance Management (PM) systemen: initiëren, opvolgen, rapporteren, herinneringen sturen... wordt (bijna) beperkt tot een duw op de knop.
Maar zelfs als u tijdig start, netjes een beleefde herinnering stuurt... sommige (?) leidinggevenden maken er een sport van om (bijna) de laatste te zijn met de klus te klaren, blijvend 'geen tijd' te hebben.
Vandaar hierna een meer systematische aanpak om uw jaargesprekken op orde te krijgen, telkens met voorbeelden die we bij klanten zien werken.

Voorwaarden scheppend

De PM-cyclus wordt m.b.t. timing, vorm en inhoud zo ingericht dat het als een echt business instrument ervaren wordt (het werk organiseren en opvolgen, verantwoordelijkheden verduidelijken, engagement creëren...), d.w.z. jaargesprekken afgestemd op de business cyclus van plannen, ...
Het voeren en documenteren van de formele jaargesprekken worden als resultaatgebied bij de afspraken en de beoordeling van alle leidinggevenden opgenomen
'Participatie in het beleid': de leidinggevenden presenteren na de afsprakengesprekken, omstreeks de voortgangsgesprekken en bij de ijking van de beoordelingen de belangrijkste afdelingsdoelen en -realisaties aan N+2 en/of N+3 inclusief een bespreking; dus een hechte link tussen jaargesprekken en timing van de business cyclus
Leidinggevenden (jaarlijks?) vragen naar suggesties voor het verbeteren van het PM-systeem
Jaargesprekken worden ondersteund en geanimeerd door training, refreshers, leuke nieuwsbrieven, intervisiegroepen...
Medewerkers d.m.v. brochure, e-mail... warm maken voor het nut van jaargesprekken; de grote baas vermeldt PM in zijn toespraak of videoboodschap.
Integreren met andere HRM-instrumenten: MD-trajecten, aanwerving leidinggevenden, organisatie ontwerp (bv. span of control), organisatiewaarden (resultaat, mens en ontwikkeling), loopbaanpaden, arbeidsvoorwaarden (% flexibele beloning)...

Coachende aanpak

Verslagen van functioneringsgesprekken worden door de medewerkers geschreven en goedgekeurd door de rechtstreeks leidinggevende, de beoordelingsdocumenten worden door de rechtstreekse leidinggevende opgesteld en goedgekeurd door zijn baas. Zo krijgt iedereen een rol in het voeren van de jaargesprekken.
P&O leest alle binnenkomende verslagen van jaargesprekken en reageert met vragen en suggesties
Medewerkertevredenheid met het PM-proces bevragen, in het twee- of driejaarlijkse algemene onderzoek of bondig onmiddellijk na het gesprek, met terugkoppeling naar de betrokken leidinggevende
Medewerkers worden geoefend in het voorbereiden, initiëren en voeren van de diverse jaargesprekken: functionerings- en beoordelingsgesprekken
De top van de organisatie start vroeg, o.a. als voorbeeld

Opvolging

In de periodes van de afspraken-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken tweewekelijkse bespreking van de stand van zaken in het MT
Op intranet de voortgang m.b.t. de ontvangst van documenten rapporteren, met eventueel een 'shame list'
Systemen actualiseren elkaar; bv. tijdens het afsprakengesprek wordt de functiebeschrijving bevestigd of geactualiseerd, idem voor het opleidingsplan. Promoties, salarissen en bonussen worden slechts (desnoods retroactief) doorgevoerd als de hele cyclus keurig afgesloten is, met een maximaal uitstel van x weken
Documenten niet in orde? Terugsturen of herinnering sturen: eerst rechtstreeks aan de leidinggevende, een week later via de baas van de baas, nog een week later via de baas van de baas van de baas...

Belonend - bestraffend

De drie leidinggevenden die, binnen de gestelde tijden, de kwalitatief beste functionerings- en beoordelingsdocumenten binnensturen krijgen een attentie (en het is de grote baas die 15 - 20 minuten tijd uittrekt om het geschenkje te overhandigen)
Ontvangst van tijdig doorgestuurde documenten wordt d.m.v. een leuk e-mailtje gewaardeerd door de ontvanger, bv. de HR Manager (zoek een paar grappige "dank u wel"-cartoons)
De bonus of salarisverhoging van de leidinggevende wordt pas doorgevoerd (eerste jaar nog retroactief) wanneer de cyclus voor al zijn medewerkers keurig afgesloten is. Vanaf het tweede jaar niet meer retroactief uitbetalen. Dat kost hem dus, vanaf het tweede jaar, geld.
Geen keurige beoordelingsdocumenten, op tijd? 33 % van de bonus van de leidinggevende vervalt
De gebruikelijke bezwaarprocedure van de medewerker (doorgaans tegen de inhoud van de beoordeling) wordt expliciet verruimd voor de situaties waarbij geen (of te late) afspraken-, voortgangs- of beoordelingsgesprekken worden gehouden
De medewerkers wordt gevraagd de PM-gesprekken goed voor te bereiden, het gesprek zo nodig zelf aan te vragen... Is er geen positieve reactie vanwege de leidinggevende, dan wordt hen gevraagd ook de werknemersafgevaardigden te contacteren die het in de OR, of ander sociaal overleg, aankaarten

Succes!