30. Hoe Appreciative Inquiry uw Performance Management doet schitteren (1)

Waarderende Gespreksvaardigheden van de leidinggevenden

In het klassieke functionerings- en beoordelingsgesprek gaat de leidinggevende, liefst daarin zo snel mogelijk gevolgd door de medewerker, objectiverend te werk: Wat is de stand van zaken? Wat loopt er goed? Wat loopt er minder?... Bij mindere prestaties gaat men bij voorkeur probleem-analytisch denken: Hoe komt dat? Wat zijn de negatief beïnvloedende factoren? Hoe lossen we dit op?
Goede leidinggevenden kunnen de medewerker ook met zachte hand uit de negatieve naar de positieve zone van betrokkenheid en prestaties leiden. Daarvoor zullen zij veel aandacht richten op wat wél goed gaat, en hoe de medewerker daar meer van kan gaan doen.
Deze gespreksvaardigheden, voor leidinggevenden en coaches, zijn gebaseerd op de principes van Appreciative Inquiry (Waarderend Onderzoek), Oplossingsgericht Managen en Positieve Psychologie
Algemeen
·         Hanteer als leidinggevende de “kracht van vragen stellen”: vragen activeren de medewerker. “Uitspraken doen” daarentegen, nodigt de medewerker uit passiever achteruit te leunen. Hij aanhoort het verhaal van de leidinggevende. Een open vraag vanwege de coach geniet om bekende redenen de voorkeur op een gesloten vraag.
·         Focussen op wat positief is: wat aandacht krijgt in relaties groeit, dus aandacht voor positieve aspecten creëert een prettig gesprek en nog meer positieve dynamiek. Problemen ("aandachtspunten") worden besproken in de vorm van "gevraagde oplossingen" en doelen, meer dan als "problemen", "falen" en "fouten". Over het nuttig effect daarvan is in de Positieve Psychologie al flink wat onderzoek uitgevoerd.
·         Onderstaande lijst van waarderende interventies heeft niet de bedoeling leidinggevenden “het kunstje te leren” - dan vallen ze immers na drie zinnen reeds door de mand. Medewerkers zijn slimmer dan dat. Onderstaande tabel kan wel een nuttige checklist zijn om goede basisvaardigheden te verbreden.
De effectieve leidinggevende heeft een basishouding van permanent zoeken naar een goede balans tussen sturen (naar team en organisatiedoelen, hoge inzet van talenten en inspanningen) en autonomie geven; doen produceren (resultaten boeken) en coachen (helpen, ontwikkelen).
Voorbeelden van waarderende interventies van de leidinggevende of coach
Doel van de leidinggevende

Voorbeelden van activerende vragen
Positief openen
Vertel eens, wat loopt er goed in je werk?
Successen laten benoemen
Als je naar de voorbije periode terugkijkt, wat heb je goed gedaan/waarin ben je succesvol geweest/welke BeSMARTO’s heb je uitstekend/goed gedaan?
Talent laten benoemen
Als je nadenkt over… wat leert je dat over waar je goed in bent?
Bij welke klussen hoor jij dat je collega’s het moeilijk hebben terwijl ze voor jou veel makkelijker zijn? Waarvoor komen je collega’s bij jou om hulp?
Welk type van moeilijke opdrachten vraag ik jou? En hoe denk jij dat het komt dat ik ze aan jou vraag?
Mag ik jou eens vragen over jezelf te pochen? Waar ben jij écht goed in?
Wanneer ben jij het meest succesvol? Wat leert dat over je sterke punten?
Waarop in het werk kick jij? Wanneer geraak jij zo in flow dat je tijd en ruimte vergeet?
Welke (grote) moeilijkheden heb je bij … overwonnen? En wat van jezelf heb je daarbij ingezet?
STAR bevragen:
  1. Wat was de Situatie? Wie was erbij? Hoe kwam het dat het een pittige situatie was?
  2. Wat vond jij, was je Taak? Wat wou je bereiken?
  3. Wat was je Actie? Wat heb je gedaan? En wat niet?
  4. Wat was het Resultaat van al wat je deed?
Talent laten bevestigen
Je zegt dat ... aantoont dat je goed bent in… Mij valt daar ook in op dat je talent hebt om… Schat jij dat ook zo in of zie ik het verkeerd?
Positieve uitzondering laten benoemen
Je zegt dat … lastig is/je niet lukt. Is het altijd en in elke omstandigheid even moeilijk? Zijn er momenten dat het toch iets beter lukt? Wanneer is dat? Wat zegt dat over wat je wél kan? Hoe kan je dit in de toekomst meer inzetten?
Positieve voorbeelden van anderen laten benoemen en volgen
Heb je ooit iemand wat betreft…. meer/beter/anders zien doen? Hoe denk je dat hij/zij daarin geslaagd is? Wat zou jij nodig hebben om dit ook wat meer te doen? Hoe kan je dat aanpakken?
Zichzelf denkbeeldig in de voorbeeldrol plaatsen
Als je kijkt naar wat het absoluut ‘best mogelijke’ is om te doen in deze situatie, wat is dat volgens jou? (Kan het nog beter?)… Veronderstel dat je dat (ook) zou kunnen, wat zou je daar van vinden? Hoe bouw je een brug van waar je nu bent naar die droom/dit ideaal?
Talent observeerbaar in het hier en nu laten bevestigen
Je vertelt me nu over… Ik hoor/zie/voel je enthousiasme/precisie/ analyse- vaardigheid/ vaardigheid om mensen te beïnvloeden… zelfs in de manier waarmee je d’er over spreekt. Herken je bij jezelf wat ik zeg? Klopt het wat ik zeg? Kan je hiervan genieten? Hoe zou je…?
Positief non-verbaal gedrag laten benoemen
Als je even kijkt naar de houding waarin je zit/luistert naar de klank van je stem/luistert naar de energie in je stem… Hoe zou je die noemen? En wat zegt ons dat over het onderwerp waarover we bezig zijn? Zijn er nog momenten waarbij je dit…? Dank je wel voor je gedrevenheid/ambitie om…
Positief samenvatten
Wat we al als vooruitgangs-/lichtpuntjes hebben is …. Wil jij daar nog iets aan toevoegen?
Negatieve berichten geen aandacht geven
Niet op de uitspraak van de medewerker in gaan en het over wat anders hebben: Zijn er nog andere dingen waarover je me wil spreken? Zullen we teruggaan naar het doel van dit gesprek?
Negatieve stroom onderbreken
Ik hoor je vertellen… (=kommer en kwel). Ik kan zien hoe vervelend dat voor je is. Laten we het ook over de positieve aspecten van… hebben. Wat…?
Negatief aspect (“aandachtspunt”) positief benoemen
Ik weet dat … (nog) moeilijk/lastig voor je is. Ook al is het vervelend, toch kan je daar ongetwijfeld ook een paar positieve elementen in herkennen. Wat bijvoorbeeld? Ben je akkoord dat.. ook iets positiefs is in…?
Stimuleren van wens tot verandering van negatief aspect (“aandachtspunt”)
Wanneer…. (situatie waarin het aandachtspunt zich voordoet), wie heeft daar allemaal last van? Hoe hindert dat … (=de betrokkene(n), bvb. de medewerker zelf)? Hoe zou je/zouden zij het willen?
Negatief aspect (“aandachtspunt”) vertalen in toekomstig succes
Je succes/invloed/effectiviteit/efficiëntie in …. (situatie) is op zijn best wanneer/toen … (= succesje), daarom wil ik je graag meer… (= gewenst gedrag) in…. (= situatie). Kan je daar in komen? (Zo niet: hoe pak je het dan wel aan om…. (= doel)? Zo wel: Fijn, bedankt, hoe…?)
"Aandachtspunt" toespitsen op kunde en gedrag, niet op vage concepten
Het is voor een medewerker makkelijker zijn kunde, competentie en gedrag te ontwikkelen dan zijn "potentieel", "talent" of "persoonlijkheid" te ontplooien, maak het dus voor de medewerker zo werkbaar mogelijk 
Aandacht geven aan positieve elementen
Vertel je eens hoe je…(= succes)?
Weet je nog…? Ik heb gezien/gehoord dat … Ik ben daar ongelooflijk blij mee (= vertellen wat je positief raakt). Kan je je dat voorstellen dat ik je daar vanuit mijn situatie dankbaar voor ben?
Ik zie dat je… Bedankt daarvoor. Dat is een mooi(e) initiatief/aanpak… Kunnen we de collega’s daarvan iets laten leren? Hoe…?
Positieve dingen groter maken
Niet alleen zeg je terecht dat… Je mag wat mij betreft gerust ook zeggen dat… Wat vindt jij daarvan?
Een positieve "positivity/negativity ratio"
Zowel sterktes als ontwikkelpunten zullen besproken worden. Waarborg dat er beduidend meer positieve uitspraken t.o.v. aandachtspunten, ontwikkelpunten, zorgpunten... in het gesprek voorkomen
Positieve aspecten laten benoemen vanuit het perspectief van een ander
Ik zag dat je… (een positieve situatie neutraal beschrijven) Hoe denk je dat een klant/collega/… dit ervaart/ernaar kijkt? (d.w.z. het positieve aspect door de medewerker laten benoemen i.p.v. dat zelf te doen als compliment)
Talent in andere situaties doen toepassen
Je zegt terecht dat … een sterk punt van je is. Kan je dat ook in … toepassen? Wat gebeurt er als je dat vaker gaat doen?
Vertrouwen geven
Ik zie/hoor dat… Ik herinner mij dat je… (erg) goed deed dus ik geloof dat je dit ook goed zal lukken. Wat gaat er goed tot dusver? Hoe kan je succesvol…?
Zelfvertrouwen bouwen
Kan je eens samenvatten wat je tot dusver al goed gedaan hebt bij…? Geeft je dat vertrouwen dat het ook bij … zal lukken? Voelt het ook goed? Wat heb je nodig om niet alleen te weten dat je het kunt maar dat je het ook zo voelt? Wat is je eerste stapje?
Interne dialoog laten uitspreken
Als je nadenkt over een situatie als… Wat zeg je dan bij jezelf? Vertel je hierover eens wat meer?
Belemmerende gedachten laten benoemen en uitdagen
Als ik zie hoe… valt het me op dat je, enerzijds, wel wil en dat je, anderzijds, door iets in jezelf geremd wordt. Kan je me vertellen wat er je stopt/hindert?
Daarna Rationeel-Emotief bevragen :
  • Correct: Is dit altijd zo? Zijn er momenten dat je daar bevrijd kunt over denken? Wat zeg je dan tegen jezelf?
  • Behulpzaam: Helpt het je zo te denken? Welke gedachte zou je meer kansen/energie… geven in die situatie? Hoe kan je deze helpende gedachte bij je houden?
  • Gedegen: Welke vooronderstellingen zitten daar allemaal achter? Waaraan kan je twijfelen zodat je er op een veel positievere manier in zit?
Zichzelf toelating geven
Sta je jezelf toe om trots/tevreden… te zijn over…? Wat zou dat voor jou betekenen indien je meer trots/tevreden… zou zijn over…? Is er iets dat je nodig hebt opdat je jezelf toestemming kan geven hiervan te genieten?
Een nieuw perspectief mogelijk maken
Tot dusver heb ik je vooral horen zeggen… Klopt dat? Kunnen we het ook anders bekijken? Hoe mogelijk is het voor je om ook… (het tegengestelde van wat het huidig perspectief is). Als je nu advocaat van de duivel zou zijn, wat zou je…? Hoe zou je anders naar de situatie kunnen kijken? Hoe kan je meer in deze richting bewegen?
Prioriteiten doen stellen
Van alle dingen die we m.b.t. … besproken hebben, wat vindt je vanuit de ogen van de (interne) klant/opdrachtgever/collega… het belangrijkste? Wat wordt het gevolg als je daar helemaal voor gaat?
Tot actie brengen
We zijn het hierover eens. Waarmee ga je starten? Hoe vang je aan? Wat ga je eerst aanpakken? Wat heb je nodig om…?
De eerste stap doen zetten
Waaraan zal je zien dat de situatie al wat beter zal zijn? Hoe kom je daar? Welk wordt je eerste stapje?
In de toekomst (bvb. volgende beoordelings-periode) beter doen
Wat zou je in de toekomst beter moeten/kunnen doen? Wat nog? En wat nog? Is er nog dat je beter kan doen?
Veronderstel dat je dit volgend jaar beter doet. Waaraan zal je dat kunnen zien? Welk verschil zal dat maken?
In een bepaalde richting sturen
Wil jij een voorstel uitwerken waardoor…, zodat uiteindelijk…? Tegen wanneer kan je…?
Ik zou het prettig vinden indien…., waardoor… Ben jij bereid dat (voor me) te doen?
Outputgericht doen denken
Laten we even datgene wat je gaat ‘doen’ achterwege, welk Resultaat wil je behalen? Wat wil je (uiteindelijk) bereiken? Wat wordt echt uitdagend voor je? Hoe ga je concreet zien/horen dat je op de goede weg bent/je klant tevreden is?
Uitnodigen competenties te ontwikkelen
Welke vaardigheden wil je (volgende jaar) verder ontwikkelen zodat je je werk beter/sneller/makkelijker/met meer plezier kunt doen?
Stel dat al jouw vaardigheden de perfectie naderen. Waaraan zou je dat zien? Welk verschil t.o.v. vandaag (vorig jaar) zou dat maken? Hoe kunnen we wat dichter bij dat ideaal komen?
Suggesties voor betere samenwerking vragen
Hoe zouden we in de toekomst (nog) beter kunnen samenwerken? Hoe kunnen we het teamwerk verder verbeteren?
Stel dat wij als team/leidinggevende en medewerker gewoon perfect samenwerken, hoe zouden we het verschil zien? Worden we daar blijer van? Wat ben jij bereid daarin bij te dragen? Hoe kan ik/kunnen wij je daarbij helpen?
Waarderen van het gesprek
Hoe tevreden ben je met dit gesprek?
Wat zouden we de volgende keer anders kunnen doen om dit een (nog) meer nuttig en plezierig gesprek te maken?

 

Tempo-Team sponsorde in 2010 onderzoek (becommentarieerd door o.a. R. Pepermans, professor arbeids- en organisatiepsychologie VUBrussel) bij een representatieve steekproef van ongeveer 200 HR Managers en 400 werknemers.
Daarbij vond men dat ongeveer 50 % van de Belgische werknemers tevreden is met zijn manager en ongeveer 20 % manifest ontevreden. Leidinggevenden, zo luidt de klacht, schieten vooral tekort op het vlak van communicatie, het geven van feedback, coachen, waardering en motivatie. Het ideale profiel van de manager ligt volgens vele medewerkers ver van de werkelijkheid. Vele managers hebben dus een belangrijke kloof te overbruggen.
Kortom, bedrijven moeten meer investeren in motiverend leiderschap.

Reageren? Graag! contact

Ook geïnteresseerd in de tweede nieuwsbrief (stappenplan, formulier,...) en de derde nieuwsbrief (implementatietraject en evaluatie) over hoe AI uw prestatiemanagement kan aanvullen?

 
Powered by VividNight