Feedback helpt tegen blinde vlekken

Hoe coaching van de praktijkhouders en het organiseren van een teamdag voor de hele praktijk hand in hand gaan om elkaar feedback te geven.

Context en ontwikkelvraag

In de HOED werken 3 praktijkhouders met een aanzienlijke leeftijdsspreiding samen. Ze delen alle kosten voor het gebruik van de infrastructuur, voor mensen en diensten. In de loop van hun samenwerking hebben ze gestreefd naar een uniform personeelsbeleid. De meeste medewerkers werken vooral voor één praktijk en springen ook heel flexibel in voor andere praktijken.
De artsen werken hard, als huisarts én als opleider. Er draaien permanent een aantal aiossen mee. De personeelssamenstelling is zoals in een traditionele huisartspraktijk met ongeveer 20 personeelsleden.

Tijdens de intake merk je dat twee van de drie praktijkhouders zeer goede maatjes zijn en dat er spanningen zijn met de derde praktijkhouder. Ze bewonderen zijn medische kennis en ervaring, zijn uitzonderlijke zorgvuldigheid en zijn werkkracht. En toch hebben ze het moeilijk om een hecht team te vormen, op persoonlijk en op zakelijk vlak. In het verleden zijn een paar gewaardeerde medewerkers vertrokken door de barse communicatiestijl en de veeleisendheid van de derde praktijkhouder. Inhoudelijk heeft hij meestal gelijk. Zijn manier van omgaan met de medewerkers eist een zware tol. Sommige medewerkers hebben het daar heel moeilijk mee. Ze durven zeker niet hem feedback te geven.

Coaching van het maatschap

De trap thuis poets je van boven naar onder. We bereiden de teamdag voor met de drie praktijkhouders.

Tijdens drie avonden, ongeveer een maand van elkaar gescheiden, leren we de praktijkhouders diverse beïnvloedingsvaardigheden. We maken onderscheid tussen “push”-stijlen (normeren, doordrukken, argumenteren …) en “pull”-stijlen (betrekken, enthousiasmeren …). De twee maatjes stellen zich zeer hulpvaardig op t.o.v. hun collega-praktijkhouder. We oefenen het onderscheid tussen inhoudelijk en vormelijk communiceren. We bespreken recente anekdotes en in stap-voor-stap moeilijkere oefeningen raken ze beter voorbereid en de nabesprekingen verlopen vlotter. We ervaren dat elkaar succesvol “aanspreken” niet elkaar “afbranden” is, dus werkbare feedback geven. Zelfinzicht, meer openheid en soepelere beïnvloeding zijn het resultaat.

De teamdag

wordle feedback 300x194


Tijdens de leuke teamdag ervaren alle medewerkers hoe belangrijk het is om elkaar te waarderen. Ook leren de deelnemers elkaar op een eenvoudige en weinig bedreigende manier feedback te geven en elkaars talenten en valkuilen te benoemen.
We hanteren diverse werkvormen waardoor ze met z’n allen, in duo’s en in kleinere groepen werken en lachen. De voorlaatste oefening is voor het eerst elkaar sturende feedback geven. Iedereen die iets te melden heeft, kan in vertrouwen met de ander praten. Spannend. De deelnemers vinden het makkelijker om elkaar feedback te geven. Hier en daar vloeit kort een traantje. Mensen komen tot inkeer of zijn opgelucht.

We sluiten inspirerend af met 10 gouden regels voor een positieve samenwerking.

Terugkommomenten

Tijdens twee korte terugkommomenten in kleine groepen enkele maanden na de teamdag, leren we uit de succesjes en de hobbels hoe we feedback kunnen geven en ontvangen op de werkvloer. We transformeren de gedachten over wat ons hindert om feedback te geven. Noem het maar cognitieve gedragstherapie in pocketformaat.

Anderhalf jaar na de teamdag zijn de deelnemers erg tevreden over hun afgelegde weg. Een reactie:

“Ik moet eerlijk zeggen dat het binnen onze HOED erg goed loopt. Ik merk dat iedereen zijn best doet. Als er iets wringt, ligt het probleem snel op tafel en bespreken we het. Daardoor is een dispuut ook sneller opgelost. We evalueren regelmatig onze communicatie en tijdens de HOED-vergadering (3 keer per jaar) frissen we luchtig/ludiek onze gedragsregels op. Afwisselend geven 2-3 medewerkers hieraan een eigen invulling. 

Op dit moment ervaren we geen knelpunten. Ik ben blij hoe het gaat. Iedereen zet zijn beste beentje voor. Het loopt lekker vlot zo. “

En over de derde praktijkhouder:

“B. blijft natuurlijk B. maar we bespreken meer problemen en B. is daarin ook toegankelijker geworden. Bij een incident is hij zich meestal niet bewust van hoe iets op iemand anders overkomt. Dat het nu bespreekbaar is, maakt het wel makkelijker om ermee om te gaan.”

Wat was de rol van de begeleider in dit traject?

  • Begeleider om taboes te doorbreken
  • Trainer om vaardigheden aan te leren, te doen toepassen en te verankeren
  • Animator om een veilige, inspirerende sfeer te scheppen
  • Adviseur om het groeiproces efficiënt en effectief te organiseren
  • …

Wil je graag meer weten over onze aanpak? Contacteer ons via contact voor advies op maat.

Rechts van dit artikel vind je bijdragen binnen hetzelfde thame: samenwerken binnen de huisartsenpraktijk

 
Geert Haentjens

Training, Consulting & Coaching.
Effectiever, efficiënter en prettiger werken van individuen, teams en organisaties

© Geert Haentjens. All rights reserved.