De lucht klaren voor een succesvolle doorstart

Fusieperikelen kunnen jarenlang doorgaan. We sluiten deze moeilijke periode af. Nu wel een goede doorstart: oef!

Context en ontwikkelvraag

Bijna drie jaar geleden fuseerden twee middelgrote praktijken tot één maatschap. Bijna dertig professionals worden nu geacht van de samenwerking een succes te maken. Gevraagd: een vlotte doorstart dus.

Helaas, tal van onverwachte problemen blijven de kop opsteken: heel wat weerstand tegen volstrekt evidente en eenvoudige werkwijzen (bv. hoe het agenda in het HIS invullen, hoe activiteiten coderen, hoe taken overdragen...). En niet dat het ontbreekt aan duidelijkheid, systematiek, begeleiding...
De Leidinggevende Doktersassistente van een van de vroegere teams is verantwoordelijk geworden voor de aansturing van het gehele team maar wordt regelmatig onderuit gehaald door medewerkers uit de vroegere andere praktijk. En maar discussiëren.
Het hoofd wil misschien wel maar het hart wil bij meerdere medewerkers niet mee. Tot dusver geen leuke doorstart.

Hoe is dat zo gekomen?

De artsen hebben, heel rationeel, beslist dat de fusie er ging komen. De voordelen waren duidelijk, toch? Financieel, continuïteit door betere waarneming, meer mogelijkheden voor het uitbouwen van speerpuntactiviteiten...
De artsen hebben tijdens de voorbereiding van het samengaan tal van rationele beslissingen genomen: over hoe het nieuwe maatschap moest heten en hoe het te organiseren, hoe verantwoordelijkheden af te spreken... Twee jaar, vanuit hun perspectief, regelmatig intensief overleg.
En natuurlijk hebben ze de medewerkers de laatste maanden voor de fusie intensief geïnformeerd: over hoe ze dit bedacht hadden, en hoe ze dat bedacht hadden. Niemand die twijfelt aan de goede bedoelingen. Een doorstart wil je toch goed doen, is het niet?
De laatste bijeenkomst per praktijk, nu ongeveer drie jaar geleden, was het onder meer bedoeld om afscheid nemen van de oude praktijk. Op naar de toekomst! Heel leuk, heel gezellig. De artsen hoopten toen klaar mee te zijn met de doorstart.

Niet dus. Natuurlijk heb je na een fusie een aantal onverwachte hindernissen. Je kan niet alles voorzien. Niemand had zich evenwel verwacht aan de grote chaos die het gevolg van het "samenwerken" zou zijn. Ongeveer een heel jaar branden blussen. Pff, is dit fuseren?!?!

Op organisatorisch vlak begon het na zes maanden wat vlotter te lopen: het werd (informeel) duidelijk wie wat moest oppakken, wie wie waarover moest informeren... Na nog zes maanden later, opluchting, we hebben het moeilijkste nu wel gehad!

En dan stagneert het

Nog eens een jaar later ervaart men geen verdere vooruitgang in de integratie. Was dit nu de grote doorstart?

De dokterassistenten ervaren een grote kloof t.o.v. de - nu wel grote groep - artsen.
De artsen zijn het vaak niet met elkaar eens, en schrikken van de tijd nodig om tot overeenstemming te komen. Doen t.o.v. medewerkers uitspraken over hun wrevel met collega's uit de vroegere andere praktijk.
De artsen durven geen sturende feedback te geven aan de medewerkers van de vroegere andere praktijk: hoe gaat ze reageren en bij wie zal ze uithuilen en hoe gaat mijn collega daarop reageren???
Sommige beslissen dan maar om helemaal geen sturende feedback meer te geven... Basisdiscipline ontbreekt: je pauzeert wanneer je wil, je kletst als het wat minder druk is, je appt en belt voor prive zaken tijdens werktijd. En als de leidinggevende doktersassistente en praktijk manager daar wat over zegt, voelen ze geen steun van het collectief van de artsen. Als leidinggevende op de werkvloer voel je je machteloos.
Een emotionele herdenkingsbijeenkomst wordt, niet eens elegant, door de haantjes de voorsten uit een van de vroegere praktijken vakkundig de grond ingeboord.
Er komen opmerkingen van de patiënten over het gebrek aan doorgeven van informatie en overdracht, afwezigheid van vrolijke gezichten aan de balie...

Bij te velen is er gebrek aan engagement: taken worden niet goed overgedragen, afgewerkt... De artsen maken zich zorgen. Enkele artsen geven scherpe kritiek in misschien niet altijd de best gekozen situaties en over de juiste thema's. Hoe moet dit nu verder? Geneeskunde is leuk, maar niet als het zo moet.

Daadkracht in en door samenwerken, samen op weg

De externe begeleider krijgt de kans met alle geledingen van de praktijk aan de slag te gaan.Thema: Daadkracht in en door samenwerken.
Hem valt de rouw op waar sommigen nog in zitten. De gehechtheid aan de vroegere praktijk is bij sommige artsen en doktersassistenten opmerkelijk.
De POH's dobberen als lonely hunters door hun (heel drukke) agenda.

Doorstart? Niet dus.
De fusie is een feit maar nog niet doorleefd. Bijvoorbeeld in het niet aanvaarden van de nieuwe leidinggevende doktersassistente, het oeverloos moeten herhalen van basisafspraken, de buitensporige energie nodig om winter of zomer bloesjes en sweaters te kiezen. Je kan de thema's niet bedenken.

Het goede nieuws, dat ook opvalt, is dat bijna iedereen zeer betrokken is bij patiëntenzorg. Ze komen niet voor zichzelf, ze komen naar de praktijk ten dienste van de patiënten.

In opeenvolgende bijeenkomsten leren de doktersassisttenen op veilige manier man en paard te benoemen. Ze ervaren wat de aanwezigheid en afwezigheid van cameraderie doet. Ze leren de leidinggevende doktersassistente op een werkbare manier waarderende en sturende feedback te geven. De spanning, minstens gedeeltelijk, gaat uit de relatie. Medeverantwoordelijkheid benoemen in wat er vroeger in de werkrelatie fout liep. Niet vergeten, wel vergeven.

De POH's ervaren dat ze een cluster met individuen zijn en geen team dat elkaar hecht ondersteund. En hoe dat ze dat kunnen oppakken. En nemen zelf de medeverantwoordelijkheid hiervoor op.

De artsen leren zien dat er rouw in de praktijk zit, soms zelfs bij henzelf. Afspreken hoe - ook op emotioneel niveau - een doorstart te maken.

In een teambijeenkomst wordt het afscheid nemen van de vroegere praktijk expliciet gemaakt. De uitnodiging om het verleden een warm plekje in het hart te geven. En het daar ook te laten. Het was een mooie tijd. En hij is nu voorbij. En laten we in het nu naar de toekomst kijken. Nu gaan we doorstarten. Hoe willen we met elkaar verder? Een eerste visie en missie oefening, op zoek naar een - dit keer - collectieve ambitie. Input voor het volgende vijfjarig beleidsplan.

Opluchting, tranen, warme knuffels, respectvol het hoofd buigen voor elkaar. Doorstarten: ontpoppen tot een hecht team.

Is het dan helemaal klaar? Nog net niet.

In terugkom bijeenkomsten de nieuwe dynamiek benoemen, waarderen, waar nodig moeilijkheden uit de weg ruimen...
De leidinggevenden leren met een goede timing, passende gespreksvaardigheid en een warm hart de relatie met de medewerker te bespreken: Kan je het mij toestaan je te helpen? Sta je me toe je uit te dagen? Sta je me toe je te leiden? Wat heb je daarvoor nodig? Wat maakt het voor jou mogelijk mij meer als je leidinggevende te aanvaarden? Geen filosofische verhalen maar in het hier-en-nu en naar aanleiding van heel concrete leuke en minder leuke momenten. Dagelijks de doorstart handen en voeten geven.

Samen voor nog betere patiëntenzorg!

Wat was de rol van de begeleider in deze doorstart?

• Gebaseerd op vroegere ervaring als psychotherapeut, herkennen wat het echte probleem was en weten hoe het effectief aan te pakken
• Trainer om vaardigheden aan te leren, te doen toepassen en te verankeren
• Animator om een veilige, gebalanceerd menselijke en zakelijke sfeer te scheppen
• Verbinding creëren
• Adviseur om het groeiproces stap voor stap te organiseren
• …
  
  Wil je graag meer weten over onze aanpak bij uw doorstart, bij een fusie of defusie? Contacteer ons voor advies op maat.