25. PI's en KPI's voor het Human Resources Management team

Welke prestatiematen, PI's en KPI's, wilt u vastleggen? Of, ... ken- en stuurgetallen in HR!

U kan ook meteen naar de webpagina met de KPI's (Key Performance Indicators) doorklikken. Hieronder lijsten we uw keuzepallet aan PI's, Performance Indicators.

De basisvraag voor het opstellen van PI's is de eenvoud zelve: Waar wilt u het met uw baas, uw medewerkers en uw geïnteresseerde interne klanten over hebben?

Wanneer u alleen kosten (bvb. salariskosten, ziekteverzuim...) of slecht nieuws (bvb. aantal vacatures...) rapporteert, dan mag u nu drie maal raden waarover de gesprekken vooral zullen gaan. En wat de sfeer tijdens die gesprekken zal zijn.
HRM kost geld maar geeft gelukkigerwijs ook veel baten. Verstandig om het daar in uw PI's en KPI's ook over te hebben.

Hieronder bieden we u een plejade aan voorbeelden van prestatiematen. Sommige daarvan staan hoofdzakelijk onder invloed van P&O, andere hoofdzakelijk onder invloed van de leidinggevenden en nog andere zijn een gedeelde verantwoordelijkheid van lijnmanagement en P&O. Sommige indicatoren worden ook direct beïnvloed door de kwaliteits- of veiligheidsverantwoordelijke.
Onze selectie van PI's is gebaseerd op talrijke onderzoekingen over welke prestatiematen wereldwijd veel gebruikt worden en eigen projecten in organisaties.

HRM domein Ken- of stuurgetal, Performance Indicator
   
Formatie  
  totaal gebudgetteerd aantal voltijdse equivalenten
  totaal gebudgetteerd aantal gewerkte uren of dagen
  totaal aantal voltijdse equivalenten; of afwijking t.o.v. formatie
   
Bemanning  
  totaal aantal voltijdse medewerkers
  totaal aantal deeltijdse medewerkers
  percentage deeltijdse medewerkers aan 50 - 60 - 70...%
  percentage mannen en vrouwen (voor leidinggevenden - professionals - uitvoerende medewerkers)
  percentage allochtonen en autochtonen (of spreiding nationaliteiten)
  percentage medewerkers in (al dan niet bijzondere) regelingen en contractvormen (tijdskrediet...)
  percentage medewerkers i.f.v. leeftijd (bvb. 26-35; 36-45...)
  percentage leidinggevenden - professionals - uitvoerende medewerkers; of, gemiddeld aantal directe medewerkers per leidinggevende 
   
   
   
Bemanning HR  
  aantal voltijdse equivalenten in HR; of aantal personeelsleden per HR voltijds equivalent; of salariskost HR/totale salariskost
  salariskost HR/omzet
  ratio HR-opgeleid/totaal aan HR-medewerkers
  gemiddeld aantal jaar HR-praktijkervaring
  kost uitbestede activiteiten, zo mogelijk met gevolg bvb. voordeel in doorlooptijd
   
   
Rekrutering   
  gemiddelde cv-doorlooptijd i.f.v. aanwervende afdeling
  gemiddeld aantal 'long list'-kandidaten (CV is OK en gaan verder voor gesprekken, technische screening,...) per vacature per functiefamilie
  gemiddeld aantal 'short list'-kandidaten per vacature (blijven over na gesprekken, technische screening,... finale keuze voor salarisgesprek en contractvoorstel wordt mogelijk) per functiefamilie
  aantal aanvaarde/geweigerde salaris- en contractvoorstellen (eventueel alleen van de topkandidaat)
  gemiddelde duurtijd aanwerving (voor leidinggevenden - professionals - uitvoerende functies) ofwel percentage nieuwkomers/vereiste aanwervingen per maand of kwartaal
  gemiddelde kostprijs aanwerving (voor leidinggevenden - professionals - uitvoerende functies)
  gemiddelde beoordeling nieuwkomer na 6/12 maanden (voor leidinggevenden - professionals - uitvoerende medewerkers; of, per aanwervende P&O-er)
  gemiddelde tevredenheid leidinggevende met nieuwkomer na 6 maanden (voor leidinggevenden - professionals - uitvoerende medewerkers; of, per aanwervende P&O-er)
  % blijvers/totaal aantal nieuwkomers na 12 maanden
  % aanwerving per kanaal (spontane sollicitatie, advertentie, internet, refer a friend...)
  aantal (vroegere) vertrekkers terug aangeworven
  gemiddelde tevredenheid nieuwkomer met rekruteringsproces
  gemiddelde tevredenheid aanwervende leidinggevende per recruiter
  aantal aanwervingen (voor leidinggvenden - professionals - uitvoerende funvties) per VTE-recruiter
  percentage nieuwkomers die hun introductietraject op tijd doorlopen
   
Salariëring  
  % (of €) salariskost boven of onder budget
  % medewerkers per relatieve positie in salarisschaal
  % medewerkers boven of onder marktconform salaris (voor leidinggevenden - professionals - uitvoerende medewerkers)
  % medewerkers in aanloop - normale - uitloop schaal
  % functiebeschrijvingen laatste 3 jaar niet bevestigd of geactualiseerd
  aantal achterstallige functiewaarderingen
  gemiddelde tevredenheid met salaris en secund. arb. voorw. per doelgroep
   
HR admin  
  aantal collectieve info's (om vragen te voorkomen i.p.v. reactief te moeten beantwoorden)
  aantal fouten en rectificaties/aantal transacties (bvb. in pay roll) 
  aantal tijdsoverschrijdingen t.o.v. interne en externe afspraken en regelingen
  aantal uitgevoerde/nieuw uit te voeren acties n.a.v. fouten, rectificatie of tijdsoverschrijdingen
gemiddelde duurtijd voor antwoord op individuele vragen; of, % individuele vragen beantwoord binnen de 3 en 10 werkdagen; of, % onmiddellijk beantwoorde vragen
gemiddelde tevredenheid dienstverlening (d.m.v. een bevraging)
aantal formele klachten en juridische disputen + kwalitatieve analyse van de bron van de ergernis
aantal dankbetuigingen en felicitaties
  % voltijdse equivalenten HR admin/voltijdse equivalenten totaal HR 
  % personeelsdossiers in orde: volledig (via checklist), actueel en verouderde documenten (bvb. verslagen correctiegesprekken na afgesproken bewaartijd) verwijderd
   
Ontwikkeling  
  bedrag besteed aan formele training
  gemiddelde kost per uur per trainee
  % personeelsleden met een persoonlijk ontwikkelplan
  % uitgevoerde persoonlijke ontwikkelplannen
  aantal uren informele coaching
  % trainingskost/salariskost
  aantal medewerkers met 0, 1 - 2, 3 - 4, ... dagen opleiding per jaar (voor leidinggevenden - professionals - uitvoerende medewerkers); of, gemiddeld aantal trainingsuren
  gemiddelde tevredenheid van deelnemers met ontwikkelactiviteiten
  gemiddelde tevredenheid van leidinggevenden met toename inzicht en vaardigheid medewerkers, 2 maand na training
  % aanwezigen/ingeschreven deelnemers
  % beëindigde trajecten/gestarte trajecten i.f.v. afdelingen ofwel % doorlopen/openstaande trajecten in de POPs i.f.v. afdelingen
  aantal aangeboden interne cursussen (vakinhoudelijk - informatica - communicatie & leidinggeven)
  aantal openstaande verzoeken voor ontwikkeling
  aantal trainingsdagen externe cursussen, deelname symposia... (vakinhoudelijk - informatica - communicatie & leidinggeven)
  aantal uren e-learning; of, % geslaagd of beëindigd na e-learning
  aantal gesponsorde opleidingstrajecten in eigen tijd (bvb. masters...)
  % trainingskost gesubsidieerd door derden
  vullingsgraad multi-inzetbaarheidsmatrix (personen versus vaardigheden)
  gemiddelde toename in aantal niveaus van de (kern)competenties
  kennisgraad werkprocedures
  aantal medewerkers reeds voor meer dan 6 maanden, equivalent aan voltijds, actief geweest in crossfunctionele teams
  % (bvb. wettelijk) verplichte trainingen (al dan niet tijdig) afgerond
   
Discipline  
  % laatkomers en te lang genomen pauzes
aantal overtredingen arbeidsreglement (bvb. overtredingen rookbeleid, veiligheidsbeleid...)
aantal disciplinaire maatregelen
   
Performance Management  
  % documenten tijdig ingeleverd per processtap
  SMART-kwaliteit van de jaarafspraken en precisie feedback op beoordelingsformulieren
  aantal reacties in 'Opmerkingen medewerker:' bij beoordeling
  aantal formele beroepen tegen de beoordeling
  % personeelsleden per beoordelingsanker in vergelijking met vorige 2 jaren
  aantal personeelsleden met verbeterplan in uitvoering
  beloningsdifferentiatie tussen prestatie koplopers en staartgroep
  % medewerkers die een prestatiebeloning krijgt
  % prestatiebeloning/totaal salaris
   
Loopbaan en opvolging  
  aantal medewerkers sneller - gemiddeld - trager dan loopbaanpad
  % vacatures (alleen leidinggevenden?) ingevuld d.m.v. interne promotie (i.p.v. externe aanwerving)/totaal aantal vacatures
  % vacatures ingevuld d.m.v. interne crossfunctionele transfer ( i.p.v. externe aanwerving)/totaal aantal vacatures
  aantal hipo's met een gedocumenteerd loopbaanplan
  aantal sleutelfuncties met gedocumenteerde opvolgers (klaar en bereid)
  percentage studieniveaus per functiefamilie; of, percentage studieniveaus per hiërarchische laag; aanvullend: gemiddeld aantal jaar nuttige praktijkervaring (bij vroegere + huidige werkgever)
  % personeelsleden met 0 - 5, 6 - 10... jaar senioriteit
  % personeelsleden met 0, 1 - 3, 4 - 6, 7 - 9... jaar senioriteit in huidige functie 
  aantal medewerkers in voorbereiding pensionering en waarvan opvolging geregeld/totaal aantal te verwachten pensioneringen
   
Informatievoorziening  
  aantal interne collectieve berichten (borden, e-mails, bij salarisbrief, personeelsmagazines...)
  tevredenheid met interne informatievoorziening
  % medewerkers dat de (voor zijn functie relevante) missie, strategie en bedrijfsdoelen kan benoemen en verklaren
  aantal vergaderingen op team-, afdelings-, divisie- en bedrijfsniveau
  gemiddelde tevredenheid kwaliteit vergaderingen
   
Personeelsrelaties  
  aantal klachten tegen collega's m.b.t. discriminatie, ongewenst sexueel gedrag...
  aantal klachten tegen de werkgever of leidinggevenden (bvb. door vakbondsafgevaardigden)
  aantal dagen staking, aantal spontane werkonderbrekingen
  aantal kandidaat werknemersvertegenwoordigers/wettelijk toegestaan aantal kandidaat werknemersvertegenwoordigers
  kost/baten van de nieuwe Collectieve ArbeidsOvereenkomst
  percentage afgewerkte actiepunten (afgesproken in overlegorganen)
  percentage personeelsleden bereid de organisatie aan te bevelen bij vrienden
   
Werk/prive-balans  
  % medewerkers 'nieuwe werken' (d.w.z. bvb. thuiswerken, telewerken...)
  % medewerkers deeltijds wegens gezin
  % medewerkers dat deelneemt aan programma's (kinderopvang, strijkdienst...)
   
Medewerkers-tevredenheid  
  gemiddelde tevredenheidscore in bevraging (t.o.v. benchmark?) per doelgroep
toename of afname tevredenheidscore t.o.v. vorige afname 
gemiddelde tevredenheid salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden, inhoud job, werkomstandigheden (fysiek, uurrooster...), wijze van leidinggeven en ervaren waardering, persoonlijke relaties, ontwikkeling en loopbaan
  aantal "Stay Interviews" van sleutelfunctionarissen + eventuele "Lessons Learned"
  % medewerkers die ons bedrijf zouden aanbevelen 
  aantal acties uitgevoerd (of, in uitvoering) vanaf vorig medewerkertevredenheidsonderzoek
   
Absenteïsme  
  percentage ziekteverzuim
  % verzuimprofielen: vaak en kort, vaak en lang, zelden en kort, zelden en lang voor diverse doelgroepen of afdelingen
  salaris kost ziekteverzuim
  andere kosten ziekteverzuim (bv. vervangend personeel)
  aantal contacten leidinggevenden tijdens ziekteverzuim
  aantal afwezigheidsdagen, niet wegens ziekte of arbeidsongeval 
gemiddelde duur van afwezigheid, niet wegens ziekte of arbeidsongeval 
gemiddeld aantal dagen van afwezigheid + ziekteverzuim per jaar 
totale salariskost ziekteverzuim en andere afwezigheid 
   
Veiligheid, netheid & gezondheid  
  aantal arbeidsongevallen, aantal betrokken medewerkers
  aantal dagen afwezigheid wegens arbeidsongevallen
  aantal analyses bijna-ongevallen
  aantal geobserveerde veiligheidsovertredingen
  aantal beëindigde veiligheidsacties/nieuw opgezette veiligheidsacties
  ervaren werkdruk (bij bevraging, arbeidsgeneesheer of piepjes)
  gewicht gefragmenteerd afval door selectief verwijderen 
   
Ontslagen  
  aantal ontslagen wegens economische redenen
  aantal ontslagen wegens onvoldoende functioneren
  aantal ontslagnames
  aantal ontslagnames vanuit sleutelposities; of, retentiepercentage in sleutelposities
  kost ontslagen en kost ontslagnames
   
Exit Interviews  
  aantal gerapporteerde exit interviews/aantal ontslagnames
  percentage ontslagnemende medewerkers geïnterviewd en gerapporteerd
  aantal vertrekkers wegens ontevredenheid met salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden, inhoud job, werkomstandigheden (fysiek, uurrooster...), wijze van leidinggeven en ervaren waardering, andere persoonlijke relaties, ontwikkeling en loopbaan
  % vertrekkers die toch ons bedrijf zouden aanbevelen
   
Productiviteit  
  Salariskost als percentage van omzet
  Omzet per voltijds equivalent
  Aantal items geproduceerd per voltijds equivalent
  Aantal speciale items geproduceerd
  Geproduceerd aantal items (of doorlooptijd) i.f.v. aanwezig aantal medewerkers
  Percentage onder- of overbezetting/totale aanwezigheid
  Salariskost ondersteunende diensten/totale salariskost 
  gepland werkvolume/medewerker
aantal overuren/productievolumes
  % salarismassa/kost operaties
  omzet, toegevoegde waarde, winst...per VTE personeelslid
   
Klantgerichtheid  
  % stipte leveringen/totaal aantal leveringen
  % late leveringen wegens menselijke beperkingen/totaal aantal leveringen
  gemiddelde tevredenheidbij klantcontacten
  aantal talen waarin klanten kunnen te woord gestaan worden
  scoringspercentage uitvoering Service Level Agreements (SLA's) onder invloed van de medewerkers
   
Financieel  
  winst voor belasting (of cashflow) per voltijds equivalent
  % salariskost/totale toegevoegde waarde
  aandeelhouderswaarde tijdens de laatste 3 jaar (per voltijds equivalent)
   
Kwaliteit  
  percentage afgekeurde items wegens menselijke beperkingen/geproduceerde items
percentage te laat geleverde items wegens menselijke beperkingen/afgekeurde items
percentage klachten wegens menselijke beperkingen/leveringen
percentage klachten per storingsbron
€ kredietnota n.a.v. klachten of items teruggestuurd wegens menselijke beperkingen
  € schade aan apparatuur door vernielingen en foutieve handelingen
  aantal gerapporteerde en zelf herstelde beschadigingen aan goederen of materieel
aantal items gemaakt binnen gestelde normen
aantal gerapporteerde, geanalyseerde en geremedieerde menselijke fouten
  aantal voorstellen voor kwaliteitsverbetering door medewerkers 
   
Innovatie  
  aantal intern bedachte nieuwe producten, procesverbeteringen...
€ voor Onderzoek en Ontwikkeling per voltijds equivalent
  omzet van nieuwe producten (bvb. max. 3 jaar op de markt) per voltijds equivalent
  % arbeidstijd door medewerkers naar eigen inzicht te besteden aan proces-, product- of marktontwikkeling
   

Numerieke metingen kunnen uitgedrukt worden in aantallen (bv. aantal aanwezigen en aantal afwezigen), in een ratio (bvb. aanwezigen/totaal gebudgetteerd), in een percentage (bv. aanwezigen/totaal gebudgetteerd* 100) of in een index (bvb. gemiddelde tevredenheid op een 5-puntenschaal).

Ook eenvoudige statistische maten, zoals gemiddelden en hun standaardafwijkingen, zijn handig.

Waarom kijk je ook naar de standaardafwijkingen bij gemiddelden? Niet alleen omdat de spreiding van de waarnemingen de interpretatie van de gemiddelden beïnvloedt, maar soms zelfs relevanter is dan het gemiddelde. Wanneer Bill Gates samen met negen P&O-ers in een kamer zit, zijn er gemiddeld tien multimiljonairs aanwezig - helaas is de standaardafwijking hier relevanter dan het gemiddelde.

Metingen kunnen, waar dit zinvol is, opgedeeld worden i.f.v. organisatiestructuur (bv. divisie), regio, demografie (geslacht, leeftijd...), type arbeidscontract (tijdelijk en onbepaalde duur - in België vroeger: arbeider, bediende en kader), functiefamilies,... De indeling zal in eerste instantie verhelderend zijn voor de gebruiker of lezer (die niet noodzakelijk hetzelfde perspectief heeft als de P&O-er).

Uit deze veelheid van mogelijke Prestatie Indicatoren moeten we nu een intelligente en praktische keuze maken,

Wilt u reageren? Graag! contact

 
Powered by VividNight